Sistema per i contratti con i fornitori

Ogni contratto con un fornitore entra nel sistema come scheda nella colonna “Contratto”, con allegato il testo firmato, i dati del fornitore, il valore e la durata; poi passa a “Clausole”, dove si estraggono gli obblighi sostanziali — livelli di servizio, penali di ritardo, date di consegna — e si registrano sulla scheda come attività di monitoraggio con date di scadenza. Da lì la scheda resta in “Performance” per tutta la durata del contratto: ogni violazione di clausola o obbligo adempiuto vi si documenta con la data. Novanta giorni prima della scadenza la scheda passa a “Rinnovo” per negoziare l'estensione, oppure a “Sostituzione” se decidiamo di riaprire la gara; infine si chiude in “Report” con una valutazione complessiva di contratto e fornitore.

La chat serve al coordinamento rapido tra il contract manager, gli acquisti e il legale: una domanda sull'interpretazione di una clausola, un avviso di rinnovo imminente o il coordinamento di un incontro con un fornitore inadempiente. Le decisioni — come attivare una penale o esonerarne — si documentano sulla scheda del contratto stessa con la loro giustificazione, per non perdersi nelle conversazioni.

Le Spettanze seguono il denaro legato ai contratti: gli anticipi alla firma, le rate periodiche dovute al fornitore e le penali irrogate a suo carico, registrate a credito dell'azienda. Vi accedono solo il contract manager e la contabilità: così il quadro finanziario di ogni contratto resta aggiornato senza ricorrere a file separati.

Il contract manager apre ogni settimana la colonna “Performance” e riesamina gli obblighi scaduti; il legale revisiona le nuove schede di “Clausole” e ratifica l'estrazione degli obblighi; gli acquisti si preparano per le schede di “Sostituzione” con anticipo sufficiente a lanciare la gara alternativa. Così nessun contratto dalle scarse performance si rinnova automaticamente e nessun contratto importante scade senza un'alternativa pronta.