Systeem voor IT-inkoop
Een team dat apparatuur, licenties en IT-diensten voor het bedrijf aanschaft en de inventaris en abonnementsverlengingen volgt.
Van inkoopverzoek tot ontvangst en inventarisatie, met opvolging van licentieverlengingen vóór hun verval en gedocumenteerde uitgaven.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke aankoop begint als kaart in „Verzoek” met de behoefte van de aanvragende partij, de gewenste specificaties, het aantal en de onderbouwing. De kaart verhuist naar „Offertes”, waar de inkoopverantwoordelijke de leveranciersoffertes verzamelt en ze technisch en prijstechnisch op dezelfde kaart vergelijkt; daarna naar „Goedkeuring” voor akkoord van de afdelingsmanager en finance. Na goedkeuring verhuist hij naar „Aankoop” voor het uitgeven van de inkooporder en het volgen van de levering, vervolgens naar „Ontvangst”, waar het geleverde wordt geïnspecteerd, aan het verzoek wordt getoetst en aan de gebruikende partij wordt overhandigd. De ontvangen apparatuur en licenties worden in „Inventaris” geregistreerd, zodat het bedrijf weet wat het bezit en waar elk onderdeel zich bevindt, en de abonnementen en licenties worden in „Verlenging” gevolgd met hun vervaldata, zodat geen dienst plotseling uitvalt.
De chat is voor snelle coördinatie: vragen over beschikbaarheid en specificaties met de aanvragende partijen, het volgen van leveringsdata en het afstemmen van ontvangst en toetsing. Openstaande posten is het financiële journaal van de afdeling: de waarde van elke offerte, inkooporder en abonnementsfactuur wordt vertrouwelijk op de kaart geboekt, zodat de afdeling haar toekomstige verplichtingen en de jaarlijkse licentie-uitgaven kent zonder de boekhouding van finance te raadplegen of op overzichten te wachten.
De aanvragende partij dient zijn behoefte gedocumenteerd in; de inkoopverantwoordelijke verzamelt de offertes en dient zijn aanbeveling in; de afdelingsmanager keurt de technische specificaties goed vóór voorlegging aan finance. Na ontvangst werkt de verantwoordelijke de inventaris voortdurend bij, en de „Verlenging”-meldingen komen ruim vóór het verstrijken van licenties om een nieuwe goedkeuring aan te vragen — zo valt geen dienst uit en wordt geen vertragingsboete betaald.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Verantwoordelijke IT-inkoop
Ontvangt de verzoeken, verzamelt de offertes en vergelijkt ze technisch en prijstechnisch; volgt inkooporders en levering tot ontvangst en werkt inventaris en verlengingsdata bij.
IT-manager
Keurt de technische specificaties en aanbevelingen goed vóór voorlegging aan finance en beoordeelt de kolom „Verlenging” maandelijks om te garanderen dat geen dienst uitvalt.
Financieel coördinator
Toetst de conformiteit van facturen met de goedgekeurde verzoeken en volgt de in Openstaande posten geregistreerde verplichtingen en hun betalingsplanning.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.