Sistem Departemen Akreditasi dan Sertifikasi

Setiap akreditasi institusional atau sertifikasi profesi yang disyaratkan masuk sebagai kartu di kolom “Akreditasi” yang mendokumentasikan lembaga pemberi, ruang lingkup sertifikasi, dan tanggal kedaluwarsanya. Petugas akreditasi mengurai syarat lembaga di kolom “Persyaratan” menjadi tugas spesifik: catatan yang disyaratkan, jam pelatihan, biaya, kunjungan asesmen — setiap persyaratan berpemilik dan bertenggat. Kartu berpindah ke “Dokumentasi”, tempat bukti dan berkas yang disyaratkan dihimpun dalam berkas pengajuan; lalu “Pengajuan” saat dikirim ke lembaga dan catatannya ditindaklanjuti hingga pemberian. Cukup jauh sebelum berakhir, kartu berpindah ke “Perpanjangan” dan siklus persyaratan dimulai lagi tanpa jeda; dan status semua akreditasi diringkas berkala di “Laporan”.

Obrolan mengoordinasikan pengumpulan persyaratan: meminta catatan pelatihan dari suatu departemen, menindaklanjuti catatan yang datang dari lembaga pemberi, atau mengingatkan tenggat perpanjangan sertifikasi karyawan yang kritis bagi pekerjaannya. Hal-hal yang terkait keputusan mengajukan atau mundur dari suatu akreditasi didokumentasikan pada kartu beserta alasannya.

Hak Anggota mengelola uang akreditasi: biaya pengajuan dan perpanjangan tahunan untuk setiap lembaga dicatat dengan tanggal jatuh temponya; dan biaya sertifikasi karyawan yang ditanggung perusahaan dipantau beserta bagian yang menjadi beban karyawan sesuai kebijakan ikatan dinas. Tidak ada akreditasi yang gugur karena biayanya terlewat di tengah hiruk-pikuk pembayaran.

Petugas akreditasi membuka papan di pagi hari dan melihat apa yang berakhir dalam sembilan puluh hari di “Perpanjangan”, apa yang menanti catatan lembaga di “Pengajuan”, dan apa yang kurang dokumentasinya. Departemen terkait mengangkat persyaratannya tepat waktu karena kartu memperlihatkan dengan jelas siapa yang menghambat berkas. Laporan berkala di “Laporan” memaparkan kepada manajemen: akreditasi kita yang berlaku, yang hampir berakhir, dan yang terhambat — satu gambar cukup untuk mengambil keputusan.