Sistem Departemen Biaya Karyawan

Karyawan mengajukan klaimnya dan dicatat sebagai kartu di kolom “Klaim” beserta kwitansi, jenis biaya, dan tanggalnya; lalu berpindah ke “Tinjauan Kebijakan” tempat akuntan biaya memeriksa kesesuaiannya dengan kebijakan: plafon kategori, kelengkapan kwitansi, keterkaitannya dengan tugas kerja — yang kurang dikembalikan kepada karyawan dengan catatan spesifik pada kartu, bukan lisan. Setelah diperiksa kartu berpindah ke “Persetujuan” kepada manajer yang berwenang menyetujui sesuai wewenangnya atas jumlah itu, lalu ke “Pencairan” tempat transfer atau pembayaran tunai dilaksanakan dan buktinya dilampirkan, kemudian “Arsip” tempat dokumen disimpan tertata; dan “Laporan” bulanan meringkas biaya menurut jenis, departemen, dan kategori yang paling banyak mengonsumsi kebijakan.

Kewajiban adalah jantung sistem ini: setiap karyawan memiliki akun biaya tempat klaimnya yang disetujui, apa yang dicairkan kepadanya, apa yang ditolak beserta alasan penolakannya dicatat, secara privat — karyawan melihat entrinya dan manajernya melihat total timnya. Dengan begitu pertanyaan “sampai mana klaim saya” menghilang karena statusnya terlihat di papan dan jejak keuangannya tercatat.

Pekerjaan mengalir dari karyawan pemilik klaim, ke akuntan biaya yang memeriksa kebijakan, ke manajer yang berwenang memutuskan di “Persetujuan”, ke kasir atau akuntan pelaksana pencairan; lalu kartu diarsipkan dan masuk ke laporan bulanan yang mengungkapkan kepada manajemen pola pengeluaran dan celah kebijakan.