Sistem Departemen Logistik Internal

Setiap kebutuhan angkutan antar dua lokasi masuk sebagai kartu di kolom “Permintaan” yang mencatat pihak pemohon, lokasi muat dan serah, jenis barang yang diangkut, dan tanggal kebutuhan. Koordinator logistik mengambil kartu dan memindahkannya ke “Penjadwalan”, tempat ia menentukan kendaraan, pengemudi, dan rute perjalanan serta menimbang permintaan yang berdekatan untuk digabung dalam satu perjalanan. Di “Eksekusi”, pengemudi mendokumentasikan pemuatan dengan foto dan memperbarui status perjalanan; saat tiba, kartu berpindah ke “Serah Terima”, tempat penerima menandatangani berita acara penerimaan setelah memeriksa barang. Setelah itu kartu melewati “Biaya” untuk mencatat bahan bakar dan ongkos perjalanan, dan ditutup di “Laporan” dengan ringkasan bulanan pergerakan angkutan antar lokasi.

Obrolan adalah urat nadi koordinasi langsung: pengemudi melaporkan keterlambatan di jalan atau kerusakan kendaraan, pihak pemohon menanyakan perkiraan tiba, dan koordinator menjadwal ulang perjalanan darurat. Setiap perubahan jadwal atau rute segera diperbarui pada kartu agar pihak pemohon tidak bergantung pada informasi usang dari percakapan.

Hak Anggota memantau uang pergerakan: biaya setiap perjalanan dicatat pada kartu, dan uang jalan yang diserahkan kepada pengemudi untuk bahan bakar dan pengeluaran dicatat atas nama mereka di Hak Anggota lalu diselesaikan setelah setiap perjalanan dengan kuitansi. Dengan begitu koordinator mengetahui biaya aktual pengangkutan setiap material ke setiap lokasi, dan setiap kelebihan pengeluaran langsung terlihat.

Pihak pemohon mengajukan permintaan dan tidak berkoordinasi langsung dengan pengemudi — koordinator adalah satu-satunya titik kontak agar instruksi tidak bertentangan. Para pengemudi memperbarui kartu “Eksekusi” sesegera mungkin, dan penerima lokasi menandatangani “Serah Terima” setelah pemeriksaan, bukan sebelumnya. Koordinator meninjau “Laporan” setiap bulan dan melihat volume angkutan antar setiap dua lokasi beserta biayanya, lalu mengusulkan apa yang bisa digabung atau diserahkan ke transporter eksternal.