Sistem Departemen Audit Pemasok

Siklus dimulai dengan kartu di kolom “Rencana” yang menentukan pemasok yang tercakup audit tahun ini, kriteria penilaian, dan tanggal setiap kunjungan. Pada waktunya, kartu berpindah ke “Kunjungan”, tempat para auditor mendatangi fasilitas pemasok dan mengisi daftar periksa — kualitas, keselamatan, kepatuhan regulasi, dan kemampuan finansial — serta mengunggah bukti dan foto sebagai lampiran. Setiap ketidaksesuaian yang ditemukan dicatat di “Temuan” dengan klasifikasi tingkat keparahannya; lalu kartu berpindah ke “Tindakan”, tempat pemasok diminta rencana korektif dengan tenggat yang jelas dan pelaksanaannya dipantau. Setelah tenggat berlalu, kartu berpindah ke “Evaluasi” untuk menghitung skor akhir; dan akhirnya “Keputusan Kelanjutan”: lanjut tanpa syarat, lanjut bersyarat, atau penghentian kerja sama.

Forum adalah memori audit institusional: hasil setiap kunjungan diterbitkan pada topik pemasoknya, tindakan korektif dipantau secara terbuka antara mutu dan pengadaan, dan keputusan kelanjutan serta penghentian didokumentasikan dengan alasannya. Ketika setahun kemudian seseorang bertanya mengapa kita menghentikan pemasok tertentu, ia menemukan rekam jejak yang utuh, bukan serpihan ingatan.

Alur informasinya ketat: auditor pemasok melaksanakan kunjungan dan mengangkat temuan; mutu mengesahkan klasifikasi keparahan dan memantau tindakan korektif; dan pengadaan menghadiri pembacaan hasil karena keputusan penghentian berarti mencari pengganti sebelum terlambat. Tidak ada keputusan kelanjutan atau penghentian yang diambil dalam rapat sekilas — setiap keputusan dibangun di atas kartu yang tuntas semua tahapnya dan didokumentasikan di Forum.