Sistema flotta aziendale

Ogni auto ha una scheda che si muove in base al suo stato: in “Assegnazione” si gestisce l'assegnazione delle auto a dipendenti e reparti con le date di restituzione, così il responsabile della flotta sa in tempo reale dove si trova ogni veicolo e con chi. Gli appuntamenti di manutenzione programmata e i guasti su strada entrano in “Manutenzione” con date di scadenza e officine convenzionate, e si chiudono con il numero di fattura e quanto riparato. Il consumo di carburante si registra in schede periodiche in “Carburante”, che rivelano qualsiasi consumo anomalo che meriti una domanda. Libretti, assicurazioni e revisioni sono schede di “Documenti” con avvisi settimane prima della scadenza, affinché nessuna auto si fermi per un documento scaduto. Ogni mese il costo di ogni auto si raccoglie in “Costo” e la situazione della flotta si riassume in un “Report” presentato alla direzione.

La chat è la linea aperta degli autisti: un guasto improvviso, un piccolo incidente o una richiesta di auto sostitutiva arriva subito e diventa scheda quando serve. Le Spettanze sono il registro finanziario della flotta: fatture di carburante, manutenzione, multe e assicurazioni registrate su ogni auto — così appare chiaramente quale veicolo ormai costa più del suo valore e merita la sostituzione, e quale autista accumula consumi anomali.

Il responsabile della flotta possiede la bacheca: approva le assegnazioni, programma la manutenzione, riesamina “Costo” mensilmente e raccomanda le sostituzioni. Gli autisti segnalano tramite chat e aggiornano le schede delle loro auto con letture e osservazioni; il contabile amministrativo riconcilia le fatture con le Spettanze ed escala qualsiasi sforamento. Le richieste di nuove auto dai reparti entrano in “Assegnazione” e si decidono per priorità e budget, non per chi ha chiesto per primo.