Sistema facility management
Un team di facility management che gestisce gli edifici aziendali e i servizi quotidiani e ne controlla i costi.
La gestione degli edifici dalla segnalazione alla manutenzione programmata, con un costo di gestione chiaro per ogni struttura.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
La manutenzione programmata è fatta di schede pianificate in “Manutenzione” con date di scadenza per ogni asset: climatizzazione, ascensori, impianti elettrici e idraulici. Le segnalazioni dei dipendenti entrano in “Segnalazione” appena arrivano e il supervisore tecnico le valuta: urgenti assegnate subito, ordinarie inserite nel programma del giorno. All'assegnazione passano a “Esecuzione”, dove il tecnico aggiorna la scheda con quanto fatto e i ricambi utilizzati fino alla chiusura. I servizi quotidiani — pulizie, hospitality e sicurezza — sono schede ricorrenti in “Servizio quotidiano”, marcate come completate ogni giorno. A fine mese i costi di ogni struttura si raccolgono in “Costo” e si riassumono in un “Report” mensile presentato alla direzione.
La chat è il canale delle segnalazioni urgenti e del coordinamento sul campo: una segnalazione di perdita o blackout raggiunge subito il tecnico più vicino con la foto del luogo, che interviene senza attendere un giro di email. Le Spettanze registrano ogni euro speso sulle strutture: ricambi, contratti di pulizia, manutenzione esterna e lavori urgenti — ogni spesa legata alla sua struttura; così in “Costo” appare quale edificio consuma il budget e quale contratto esterno non merita il rinnovo.
Il facility manager distribuisce il lavoro, approva le chiusure importanti e riesamina “Costo” mensilmente; il supervisore tecnico riceve le segnalazioni, le classifica e le assegna ai tecnici; i tecnici eseguono e aggiornano le schede dal sito; il coordinatore dei servizi gestisce le schede di “Servizio quotidiano” e verifica l'aderenza dei fornitori. La segnalazione del dipendente nasce in chat e diventa una scheda ufficiale che il suo autore segue fino alla chiusura: nessuna segnalazione si perde tra WhatsApp e telefonate.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Facility manager
Distribuisce le priorità di lavoro e approva la chiusura delle segnalazioni importanti, riesamina il costo mensile di gestione e decide i rinnovi dei contratti.
Supervisore tecnico
Riceve le segnalazioni e le classifica come urgenti o programmate, le assegna ai tecnici e muove le schede tra “Segnalazione” ed “Esecuzione”.
Tecnici di manutenzione
Eseguono manutenzione programmata e segnalazioni dal sito e aggiornano le schede con quanto fatto e i ricambi consumati.
Coordinatore dei servizi
Gestisce i servizi quotidiani di pulizia e hospitality in “Servizio quotidiano”, segue l'aderenza dei fornitori e riceve le osservazioni dei dipendenti.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
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