Sistema assicurazioni della struttura
Team che gestiscono le polizze assicurative dell'azienda e dei suoi asset, i sinistri, i rinnovi e le revisioni di copertura.
Ogni polizza è una scheda viva: coperture monitorate, rinnovi prima della scadenza e sinistri documentati fino al risarcimento.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
Ogni polizza — su immobile, flotta, attrezzature o responsabilità civile — entra come scheda nella colonna “Polizza” con allegato il testo, i dati della compagnia assicurativa, il massimale, il premio annuale e la data di scadenza. La scheda passa a “Monitoraggio” per tutta la vigenza: qualsiasi variazione degli asset assicurati (aggiunta di un veicolo o dismissione di un'attrezzatura) vi si documenta e si comunica alla compagnia. Sessanta giorni prima della scadenza la scheda passa a “Rinnovo” per negoziare il rinnovo o mettere in gara altre compagnie. Al verificarsi di un evento coperto si apre una scheda “Sinistro” che documenta l'evento, la documentazione richiesta e le fasi della pratica fino all'erogazione del risarcimento. Periodicamente le polizze si chiudono in “Report” e ogni anno tutte le polizze passano dalla “Revisione copertura” per verificare che i massimali siano ancora allineati al valore degli asset.
La chat serve al coordinamento rapido: prima segnalazione di un incidente a un veicolo, richiesta al broker di un documento mancante in una pratica o avviso di scadenza imminente di una polizza. Le decisioni di rinnovo e sostituzione tra compagnie si documentano sulla scheda con le loro giustificazioni — perché abbiamo rinnovato o perché abbiamo cambiato.
Le Spettanze seguono il denaro delle assicurazioni: i premi dovuti dall'azienda per ogni polizza si registrano con le loro scadenze, affinché nessuna copertura decada per un premio in ritardo, e i risarcimenti a noi dovuti dai sinistri restano aperti fino all'incasso effettivo. Contabilità e responsabile assicurazioni vedono il quadro completo: cosa paghiamo e cosa dobbiamo ricevere.
Il responsabile assicurazioni riesamina “Rinnovo” ogni settimana, così nessuna polizza si avvicina alla scadenza senza una decisione; la contabilità segue i premi scaduti in “Monitoraggio”; il legale riceve i sinistri bloccati o le coperture respinte. Nella “Revisione copertura” annuale i tre si riuniscono: gli asset aggiunti quest'anno sono davvero assicurati? I massimali sono allineati ai prezzi? Le decisioni si traducono in schede di aggiornamento sulle polizze interessate.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Responsabile assicurazioni
Gestisce le schede delle polizze da “Polizza” a “Report”: segue le coperture, apre il rinnovo sessanta giorni prima della scadenza e guida i sinistri fino al risarcimento.
Contabilità
Segue i premi delle polizze scaduti nelle Spettanze con le loro scadenze, incassa i risarcimenti e li riconcilia con i sinistri.
Ufficio legale
Revisiona i testi delle nuove polizze e riceve i sinistri bloccati e le coperture respinte per l'escalation.
Coordinatore degli asset
Segnala immediatamente qualsiasi aggiunta o dismissione di asset, affinché le polizze si aggiornino in “Monitoraggio” senza gap di copertura.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
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