Sistema logistica interna
Team che coordinano il trasporto di materiali e attrezzature tra le sedi, le filiali e i magazzini dell'azienda.
Richieste di trasporto tra sedi pianificate, eseguite e consegnate con verbale, e costo calcolato per ogni viaggio.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
Ogni esigenza di trasporto tra due sedi entra come scheda nella colonna “Richiesta” con ente richiedente, sedi di carico e consegna, natura delle merci e data di necessità. Il coordinatore logistico riceve la scheda e la sposta in “Pianificazione”, dove definisce veicolo, autista e percorso, bilanciando le richieste ravvicinate per unirle in un unico viaggio. In “Esecuzione” l'autista documenta il carico con foto e aggiorna lo stato del viaggio; all'arrivo la scheda passa a “Consegna”, dove il destinatario firma il verbale di ricevimento dopo aver ispezionato le merci. Poi la scheda passa da “Costo” per registrare carburante e tariffa del viaggio e si chiude in “Report” con un riepilogo mensile dei trasporti tra le sedi.
La chat è la linfa del coordinamento vivo: l'autista segnala un ritardo in strada o un guasto al veicolo, l'ente richiedente chiede l'orario di arrivo, il coordinatore ripianifica un viaggio urgente. Ogni cambio di orario o percorso si aggiorna subito sulla scheda, affinché l'ente richiedente non si affidi a un'informazione vecchia presa dalla conversazione.
Le Spettanze seguono il denaro dei trasporti: il costo di ogni viaggio si registra sulla scheda e gli anticipi dati agli autisti per carburante e spese si registrano a loro carico nelle Spettanze e si rendicontano dopo ogni viaggio con le ricevute. Così il coordinatore conosce il costo effettivo del trasporto di ogni materiale e di ogni sede, e qualsiasi sforamento nelle spese appare subito.
L'ente richiedente presenta la richiesta e non coordina direttamente con l'autista — il coordinatore è l'unico punto di contatto, per evitare istruzioni contrastanti. Gli autisti aggiornano tempestivamente le schede di “Esecuzione” e il ricevente della sede firma la “Consegna” dopo l'ispezione, non prima. Il coordinatore riesamina il “Report” mensilmente: vede volumi e costi di trasporto tra ogni coppia di sedi e propone cosa unire o cosa affidare a un vettore esterno.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Coordinatore logistico
Riceve le richieste e le pianifica nella colonna “Pianificazione” distribuendo veicoli, autisti e percorsi; è l'unico punto di contatto con gli enti richiedenti.
Autisti
Eseguono i viaggi e aggiornano le schede di “Esecuzione” con stato del viaggio e foto del carico, e rendicontano i loro anticipi nelle Spettanze dopo ogni viaggio.
Riceventi di sede
Ispezionano le merci all'arrivo e firmano il verbale di “Consegna”, documentando subito sulla scheda qualsiasi carenza o danno.
Supervisore amministrativo
Riesamina “Costo” e “Report” mensilmente e confronta il costo del trasporto interno con le alternative di esternalizzazione.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
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