Sistema per il reparto acquisti IT

Ogni acquisto inizia con una scheda in “Richiesta” con l'esigenza della funzione richiedente, le specifiche richieste, la quantità e la motivazione. La scheda passa a “Offerte”, dove il responsabile degli acquisti raccoglie le offerte dei fornitori e le confronta tecnicamente ed economicamente sulla stessa scheda; poi ad “Approvazione” per il via del responsabile del reparto e della finanza. Dopo l'approvazione passa a “Acquisto” per l'emissione dell'ordine e il seguito della fornitura; quindi a “Ricevimento”, dove il consegnato si ispeziona, si riconcilia con l'ordine e si consegna alla funzione beneficiaria. Dispositivi e licenze ricevuti si registrano in “Inventario”, perché l'azienda sappia cosa possiede e dove si trova ogni componente; abbonamenti e licenze si seguono in “Rinnovo” con le date di scadenza, perché nessun servizio si interrompa all'improvviso.

La chat serve per il coordinamento rapido: domande su disponibilità e specifiche con le funzioni richiedenti, seguito delle date di consegna e coordinamento di ricevimento e riconciliazione. Le Spettanze sono il registro finanziario del reparto: il valore di ogni offerta, ordine d'acquisto e fattura di abbonamento si registra con riservatezza sulla relativa scheda, così il reparto conosce i propri impegni futuri e le spese annuali delle licenze senza ricorrere ai registri della finanza né attendere i suoi prospetti.

La funzione richiedente presenta la propria esigenza documentata; il responsabile degli acquisti raccoglie le offerte e presenta la propria raccomandazione; il responsabile del reparto approva le specifiche tecniche prima di sottoporle alla finanza. Dopo il ricevimento il responsabile aggiorna l'inventario tempestivamente, e gli avvisi di “Rinnovo” precedono la scadenza delle licenze con margine sufficiente per richiedere una nuova approvazione: nessun servizio si ferma e nessuna penale di ritardo si paga.