Sistema compliance normativa
Team che seguono i requisiti degli enti regolatori del settore e chiudono i gap prima dell'ispezione ufficiale.
Un registro vivo dei requisiti normativi: gap diagnosticati, interventi documentati e preparazione all'ispezione dimostrata con evidenze.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
Ogni requisito normativo di un ente ufficiale — licenza, standard obbligatorio, prescrizione di settore — entra come scheda nella colonna “Requisito” con l'ente emittente, il testo del requisito e la sua data di entrata in vigore. Il compliance officer analizza la situazione attuale dell'azienda rispetto al requisito e sposta la scheda in “Gap” se esiste una carenza, documentando il gap con precisione: cosa manca, dove e quale reparto lo possiede. La scheda passa a “Intervento”, dove si attua il piano di chiusura del gap con attività e scadenze sulla scheda; poi “Documentazione” per raccogliere le evidenze che dimostrano l'intervento — contratti, certificati, registrazioni, foto. Ad evidenze complete la scheda si ferma in “Prontezza” in vista di qualsiasi ispezione dell'ente, si riesamina periodicamente e si chiude in “Report” con la posizione di compliance mensile per la direzione.
La chat serve a coordinare gli interventi tra i reparti: richiedere un documento alle operations, una domanda legale sull'interpretazione di un requisito o il follow-up di un intervento in ritardo. Le interpretazioni dei requisiti e le posizioni approvate si documentano nel forum — quando l'ente di vigilanza chiederà tra un anno la nostra posizione su un requisito, risponderemo da uno storico documentato, non dalla memoria delle persone. Gli Annunci trasmettono all'azienda ogni nuovo requisito o modifica normativa non appena emesso, con il primo passo richiesto.
Le Spettanze seguono il denaro della compliance: le tariffe delle licenze e dei loro rinnovi con le scadenze, affinché nessuna licenza decada per un pagamento in ritardo, e le sanzioni normative, se dovessero verificarsi, si registrano e si seguono fino alla chiusura, documentandone la causa per prevenirne la ricorrenza.
Il compliance officer possiede la bacheca e riesamina “Prontezza” prima di ogni ispezione attesa; il legale si pronuncia sull'interpretazione dei requisiti ambigui e documenta il suo parere nel forum; le operations eseguono gli interventi sul campo. Nessuna scheda arriva a “Prontezza” senza le evidenze complete in “Documentazione” — la prontezza è un'affermazione che si dimostra con i documenti.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Compliance officer
Possiede la bacheca da “Requisito” a “Report”: diagnostica i gap, segue gli interventi e riesamina “Prontezza” prima di ogni ispezione normativa.
Ufficio legale
Interpreta i requisiti ambigui e documenta il parere legale nel forum, e revisiona le evidenze in “Documentazione” prima di dichiarare la prontezza.
Referenti delle operations
Eseguono gli interventi di chiusura dei gap sul campo nei loro reparti e caricano le evidenze di chiusura sulle schede.
Contabilità
Paga le tariffe delle licenze alle scadenze e registra le sanzioni nelle Spettanze seguendone le cause.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Forum — Discussioni documentate in sezioni ordinate: decisioni e conoscenza non vanno mai perse
- Annunci — La voce ufficiale della direzione: circolari e avvisi che raggiungono tutti
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
Sezioni del forum (3)
- Interpretazione dei requisitiIl parere approvato sull'interpretazione di ogni requisito ambiguo — un riferimento unico che impedisce interpretazioni contrastanti tra i reparti.
- Posizioni degli enti regolatoriDocumentazione delle osservazioni degli enti di vigilanza nelle loro visite e delle nostre risposte — lo storico del rapporto con ciascun ente.
- Aggiornamenti normativiMonitoraggio delle nuove modifiche normative e del loro impatto sui nostri requisiti esistenti.
«Regole di lavoro di questo sistema» — Fissato nel forum
1. Ogni requisito normativo in vigore ha una scheda aggiornata — ciò che non è nel sistema non possiamo dimostrarne la compliance. 2. Nessuna scheda passa a “Prontezza” senza evidenze complete in “Documentazione” e revisione legale registrata. 3. Le interpretazioni dei requisiti si approvano nel forum; nessun reparto interpreta a modo proprio. 4. Tariffe di licenze e sanzioni si registrano nelle Spettanze con le loro scadenze; la decadenza di una licenza per ritardo di pagamento è un rilievo critico. 5. Qualsiasi osservazione di un ente di vigilanza si documenta nel forum il giorno del ricevimento, con il piano di risposta.
Annuncio di benvenuto: «Benvenuti nel sistema di compliance normativa»
Questo sistema è il nostro registro ufficiale di compliance: ogni requisito normativo è una scheda che si muove dalla diagnosi del gap all'intervento alla documentazione fino alla prontezza, e ogni nuovo requisito o modifica normativa viene annunciato da qui non appena emesso. Primo passo: registrate come schede nella colonna “Requisito” i requisiti in vigore sui vostri reparti, e chi ha un dubbio sull'interpretazione di un requisito lo proponga nella sezione “Interpretazione dei requisiti” del forum.
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