Sistema acquisto servizi

Ogni esigenza di un servizio — manutenzione periodica, pulizie, consulenza, appalto — entra come scheda nella colonna “Richiesta”, in cui il reparto richiedente descrive il perimetro dei lavori, il luogo di esecuzione e la durata prevista. Il buyer dei servizi la sposta in “Offerte” per raccogliere proposte dai fornitori con un confronto che non si ferma al prezzo ma include esperienza, personale e tempi di esecuzione. Dopo la scelta la scheda passa a “Contratto”, dove si redigono perimetro dei lavori, livelli di servizio e condizioni di pagamento e si firma; poi “Esecuzione” per tutto il periodo di erogazione del servizio, con monitoraggio periodico documentato sulla scheda. A lavoro completato passa ad “Accettazione”, dove il reparto beneficiario ispeziona il risultato e firma il verbale di accettazione; poi “Valutazione” per documentare la performance del fornitore; infine “Fatturazione” per l'erogazione delle competenze.

La chat coordina l'esecuzione quotidiana: l'orario di arrivo del team di manutenzione, una domanda del fornitore sulla preparazione del sito o una segnalazione del reparto beneficiario su una carenza di esecuzione durante i lavori. Le osservazioni che incidono su accettazione o pagamento si documentano sulla scheda, non nella conversazione.

Le Spettanze gestiscono il denaro dei servizi: gli anticipi alla firma, le rate legate alle fasi di esecuzione e il saldo finale trattenuto fino all'accettazione — tutto si registra a carico del fornitore e si riconcilia con i verbali di accettazione prima dell'erogazione. Nessun saldo finale senza la scheda del servizio in “Accettazione” firmata dal reparto beneficiario.

I buyer dei servizi possiedono la scheda da “Richiesta” a “Contratto”; il reparto beneficiario segue l'“Esecuzione” e documenta le osservazioni, e firma l'“Accettazione” dopo l'ispezione effettiva, non sulla fiducia. La valutazione nella colonna “Valutazione” costruisce lo storico dei fornitori di servizi: chi invitare alla prossima gara e chi escludere; la contabilità non eroga in “Fatturazione” se non con la documentazione completa.