Sistema audit dei fornitori
Team che valutano periodicamente i fornitori dell'azienda con visite sul campo, rilievi, azioni e decisioni di continuazione.
Audit dei fornitori metodico: piano annuale, visite documentate, azioni correttive e decisione di continuazione basata su evidenze.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
Il ciclo inizia con schede nella colonna “Piano” che definiscono i fornitori inclusi negli audit dell'anno, i criteri di valutazione e la data di ogni visita. Alla scadenza la scheda passa a “Visita”, dove gli auditor visitano la struttura del fornitore e compilano la checklist — qualità, sicurezza, conformità normativa e solidità finanziaria — caricando evidenze e foto come allegati. Ogni non conformità rilevata si registra in “Rilievi” classificata per gravità; poi la scheda passa ad “Azioni”, dove si richiede al fornitore un piano correttivo con scadenze definite e se ne segue l'attuazione. Al termine del periodo la scheda passa a “Valutazione” per calcolare il punteggio finale, e infine “Decisione continuazione”: continuazione senza vincoli, continuazione condizionata o interruzione del rapporto.
Il forum è la memoria aziendale degli audit: i risultati di ogni visita si pubblicano nel tema del fornitore, le azioni correttive si seguono apertamente tra qualità e acquisti e le decisioni di continuazione o interruzione si documentano con le loro giustificazioni. Quando tra un anno qualcuno chiederà perché abbiamo interrotto un fornitore, troverà lo storico completo, non ricordi sparsi.
Il flusso informativo è rigoroso: gli auditor dei fornitori eseguono le visite e caricano i rilievi, la qualità ratifica la classificazione di gravità e segue le azioni correttive, gli acquisti presenziano ai risultati perché una decisione di interruzione significa cercare un'alternativa prima che sia troppo tardi. Nessuna decisione di continuazione o interruzione si prende in una riunione di passaggio: ogni decisione si basa su una scheda completa nelle sue fasi e si documenta nel forum.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Auditor dei fornitori
Eseguono le visite sul campo, compilano le checklist e caricano evidenze e rilievi sulle schede.
Responsabile qualità
Ratifica la classificazione di gravità dei rilievi e segue le azioni correttive nella colonna “Azioni” fino alla chiusura.
Responsabile acquisti
Presenzia ai risultati della valutazione e si prepara alle decisioni di interruzione assicurando fornitori alternativi prima dell'interruzione della fornitura.
Direttore della supply chain
Approva i piani di audit annuali e firma le decisioni di continuazione e interruzione documentate nel forum.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Forum — Discussioni documentate in sezioni ordinate: decisioni e conoscenza non vanno mai perse
Sezioni del forum (4)
- Risultati degli auditUn tema permanente per ogni fornitore in cui si pubblicano i risultati di visite e valutazioni negli anni — uno storico cumulativo della performance.
- Azioni correttiveMonitoraggio dei piani correttivi dei fornitori: cosa hanno rispettato e cosa è in ritardo, con le evidenze di chiusura.
- Decisioni di continuazione e interruzioneDocumentazione di ogni decisione di continuazione o interruzione con le sue giustificazioni e il punteggio di valutazione su cui si basa.
- Metodologia di auditSviluppo di checklist e criteri di valutazione sulla base di ciò che le visite effettive rivelano.
«Regole di lavoro di questo sistema» — Fissato nel forum
1. Nessun fornitore critico prosegue un anno senza una visita di audit documentata con una scheda completa. 2. Ogni rilievo va classificato per gravità e corredato di evidenze in “Rilievi” prima di richiedere al fornitore qualsiasi azione. 3. Le azioni correttive hanno scadenze definite sulla scheda — due ritardi del fornitore significano escalation a “Decisione continuazione”. 4. Le decisioni di continuazione e interruzione si documentano nel forum con giustificazioni e punteggio di valutazione, e non si prendono in riunioni non documentate. 5. Gli acquisti vengono informati della decisione di interruzione non appena documentata, per assicurare l'alternativa prima dell'interruzione della fornitura.
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