IT調達部門システム
会社の機器・ライセンス・技術サービスを購入し、棚卸しとサブスクリプション更新を追うチーム。
購入依頼から検収・棚卸しまで。期限前のライセンス更新フォローと記録された支出。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
すべての購入は「依頼」のカードから始まり、依頼元の要件・仕様・数量・理由を記録します。カードは「見積」へ移り、調達担当が業者の提案を集めて技術面・価格面をカード上で比較し、部門長と財務の承認を得る「承認」へ進みます。承認後は「発注」へ移り、発注書を発行して納品をフォローし、「検収」では納品物を検査して依頼と突合し、利用部門へ引き渡します。検収した機器とライセンスは「棚卸し」に登録し、会社が何を所有し各部品がどこにあるかを把握します。サブスクリプションとライセンスは「更新」で期限を追い、サービスが突然切れないようにします。
チャットは迅速な連携用です — 依頼元との在庫・仕様確認・納期フォロー・検収と突合の調整。支払管理は部門の金庫帳です — 各見積・発注・サブスクリプション請求の金額を非公開でカードに記録し、財務の帳簿に戻ったり明細を待ったりせず、将来の債務と年間ライセンス支出を把握できます。
依頼元は要件を記録して上げ、調達担当は見積を集めて推薦を上げ、部門長は財務へ示す前に技術仕様を承認します。検収後、担当は棚卸しを随時更新し、「更新」の警告はライセンス期限の十分前に来るので新しい承認を依頼できます。サービスは止まらず、遅延罰金も払いません。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
IT調達担当
依頼を受け取って見積を集めて技術・価格比較し、発注と納品を検収までフォローし、棚卸しと更新日を更新します。
IT部門長
財務へ示す前に技術仕様と推薦を承認し、「更新」列を毎月レビューしてサービス断絶を防ぎます。
財務コーディネーター
請求書と承認済み依頼の適合を確認し、支払管理に記録された債務と支払計画をフォローします。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- チャット — チームの素早い日常調整チャンネル
- 支払い — 厳格なプライバシーで管理する社内のお金 — 支払い・前借り・経費