절차 문서화 부서 시스템

새 절차 또는 기존 절차의 개정 등 문서화 필요는 요청자가 절차의 범위와 해결하는 문제, 영향받는 부서를 정한 카드로 「절차」 열에 들어옵니다. 절차 작성자가 카드를 「작성」으로 받아 승인된 양식 — 목적·범위·단계·책임·첨부 양식 — 으로 초안을 작성합니다. 초안은 「검토」로 이동해 영향받는 각 부서가 정해진 기한 안에 카드에 의견을 남기고, 서명 권한이 있는 관리자의 「승인」으로 넘어갑니다. 승인 후 「배포」로 이동해 회사에 공식 발표되고, 연간 「갱신」 시기까지 유효하며, 갱신 검토에서 연장하거나 새 사이클로 개정하거나 폐기 절차는 「아카이브」로 보냅니다 — 참고용 버전은 보관합니다.

포럼은 절차에 대한 문서화된 논의를 담습니다. 초안에 대한 부서 의견은 흩어진 답장 대신 절차 주제에서 논의되고, 실무자의 개선 제안이 모여 연간 갱신 사이클의 입력이 됩니다. 공지는 유일한 공식 배포 채널입니다. 절차는 번호·버전·시행일이 명시된 공지가 있어야 효력이 생깁니다 — 실수로 받은 옛 버전으로 일하는 사람이 없도록.

정보 흐름은 통제되어 있습니다. 누구나 「절차」에 절차나 개정을 제안할 수 있고, 절차 작성자가 작성하며, 관련 관리자는 검토 기한 안에 — 지나고 나서가 아니라 — 검토하고, 문서화 관리자가 배포를 승인하고 버전 기록을 유지합니다 — 유효한 절차마다 승인된 단일 버전이 있고 나머지는 아카이브입니다. 이렇게 이메일과 그룹에 돌던 상충하는 절차의 시대가 끝납니다.