Systeem voor een afdeling wagenparkbeheer

Elke auto heeft een kaart die beweegt volgens zijn status: “Toewijzing”, waar de toewijzing van auto's aan medewerkers en afdelingen en de retourdata worden beheerd, zodat de wagenparkverantwoordelijke op elk moment weet waar elk voertuig is en bij wie. Onderhoudsafspraken en pech onderweg komen binnen in “Onderhoud” met vervaldatums en erkende werkplaatsen, en worden gesloten met het factuurnummer en wat is gerepareerd. Het brandstofverbruik wordt geregistreerd met periodieke kaarten in “Brandstof”, die elk afwijkend verbruik blootleggen dat om een vraag vraagt. Kentekenbewijzen, verzekering en periodieke keuring zijn kaarten in “Documenten” met waarschuwingen weken vóór hun afloop, zodat geen auto stilstaat met een verlopen document. Maandelijks worden de kosten van elke auto verzameld in “Kosten” en de staat van het wagenpark samengevat in een “Rapport” aan de directie.

De chat is de open lijn van de chauffeurs: een spoedgeval, een klein ongeval of een verzoek om een vervangende auto komt direct binnen en wordt zo nodig een kaart. Vergoedingen is het financiële logboek van het wagenpark: brandstof-, onderhouds-, bekeurings- en verzekeringsfacturen geregistreerd per auto — zo wordt helder welk voertuig inmiddels meer kost dan het waard is en vervanging verdient, en welke chauffeur herhaaldelijk afwijkend verbruikt.

De wagenparkverantwoordelijke bezit het bord: hij keurt de toewijzingen goed, plant het onderhoud, beoordeelt “Kosten” maandelijks en adviseert vervanging. De chauffeurs melden via de chat en werken de kaarten van hun auto's bij met standen en opmerkingen. De administratief boekhouder vergelijkt de facturen met Vergoedingen en escaleert elke overschrijding. Aanvragen voor nieuwe auto's van de afdelingen komen binnen in “Toewijzing” en worden beoordeeld op prioriteit en budget — niet op wie het eerst vroeg.