Systeem voor een afdeling facilitair beheer
Een facilitair team dat de gebouwen van het bedrijf en de dagelijkse dienstverlening draaiende houdt en de kosten beheerst.
Gebouwenbeheer van melding tot preventief onderhoud, met heldere exploitatiekosten per faciliteit.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Het preventieve onderhoud bestaat uit geplande kaarten in “Onderhoud” met vervaldatums per asset: klimaatbeheersing, liften, elektra en sanitair. Meldingen van medewerkers komen direct binnen in “Melding”, waar de technisch supervisor ze beoordeelt: urgent — direct toegewezen; of regulier — opgenomen in de dagplanning. Bij toewijzing gaat de kaart naar “Uitvoering”, waar de technicus de kaart bijwerkt met wat is gedaan en welke onderdelen zijn gebruikt, tot sluiting. De dagelijkse diensten — schoonmaak, catering en beveiliging — zijn terugkerende kaarten in “Dagelijkse dienst” die elke dag als voltooid worden afgevinkt. Aan het einde van de maand worden de kosten van elke faciliteit verzameld in “Kosten” en daarna samengevat in een maandelijks “Rapport” voor de directie.
De chat is het kanaal voor dringende meldingen en veldafstemming: een melding van een lekkage of stroomuitval bereikt direct de dichtstbijzijnde technicus met een foto van de locatie, zodat die in beweging komt zonder te wachten op een mailronde. Vergoedingen registreert elke euro die aan de faciliteiten wordt uitgegeven: onderdelen, schoonmaakcontracten, extern onderhoud en spoedwerkzaamheden — elke uitgave gekoppeld aan zijn faciliteit. Zo verschijnt in “Kosten” welk gebouw zijn budget opslokt en welk extern contract geen verlenging verdient.
De facilitair manager verdeelt het werk, keurt de grote sluitingen goed en beoordeelt “Kosten” maandelijks. De technisch supervisor ontvangt de meldingen, classificeert ze en wijst ze toe aan de technici. De technici voeren uit en werken de kaarten vanaf de locatie bij. De dienstencoördinator beheert de kaarten in “Dagelijkse dienst” en verzekert de inzet van de aannemers. De melding van de medewerker begint in de chat en wordt een officiële kaart die de indiener tot sluiting volgt — zo gaat geen melding verloren tussen WhatsApp en telefoontjes.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Facilitair manager
Verdeelt de werkprioriteiten en keurt de sluiting van grote meldingen goed, beoordeelt de maandelijkse exploitatiekosten en beslist over contractverlengingen.
Technisch supervisor
Ontvangt de meldingen en classificeert ze als urgent of gepland, wijst ze toe aan de technici en verplaatst de kaarten tussen “Melding” en “Uitvoering”.
Onderhoudstechnici
Voeren het preventieve onderhoud en de meldingen vanaf de locatie uit en werken de kaarten bij met wat is gedaan en welke onderdelen zijn verbruikt.
Dienstencoördinator
Beheert de dagelijkse schoonmaak- en cateringdiensten in “Dagelijkse dienst” en volgt de inzet van de aannemers en ontvangt de opmerkingen van medewerkers.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.