Systeem voor een afdeling geografische-expansieprojecten

Elke expansiekans komt binnen als kaart in “Studie”, waarin de cijfers van de locatie worden verzameld: de beoogde dichtheid, de concurrenten, de huurprijs en het verwachte vraagvolume. Na goedkeuring van de studie gaat ze naar “Locatie” voor de keuze van het pand, de onderhandeling en de ondertekening, en daarna naar “Inrichting”, waar het ontwerp, de vergunningen, het meubilair en de systemen met heldere vervaldatums worden beheerd. Parallel beweegt “Werving” om het team van de vestiging te werven en vóór de opening te trainen. Op openingsdag gaat de kaart naar “Opening” met een eindchecklist, daarna naar “Stabilisatie” voor ongeveer drie maanden waarin de indicatoren van het filiaal worden gevolgd tot ze stabiel zijn, en tot slot “Evaluatie” om vast te leggen wat werkte en wat bij de volgende locatie anders moet.

De chat verbindt het centrale expansieteam met de veldteams in de nieuwe steden: foto's van de inrichting van dag tot dag, vragen van aannemers en coördinatie van goedkeuringsbezoeken — zo staat veldwerk niet stil in afwachting van een e-mail. Vergoedingen is het levende projectbudget: huurtermijnen en aannemersbetalingen, inrichtingsinkopen en wervings- en verhuiskosten — elke post geregistreerd op zijn vestiging. Zo kent de expansiemanager op elk moment de positie van elk filiaal ten opzichte van het goedgekeurde budget, voordat de directie door een overschrijding wordt verrast.

De expansiemanager bezit het bord en beslist over de overgangen tussen de hoofdfasen. De studieverantwoordelijke bereidt het dossier van elke locatie met cijfers voor. De inrichtingscoördinator volgt dagelijks de aannemers en vergunningen in het veld. De wervingsverantwoordelijke begint zodra de kaart “Inrichting” binnengaat, niet na de voltooiing ervan. Besluiten over locatiekeuze gaan naar de directie met het complete studiedossier uit de “Studie”-kaart, en de lessen van elk filiaal in “Evaluatie” worden de checklist van het volgende filiaal.