Systeem voor een afdeling kantoorbeleving
Een team kantoorbeleving dat de dagelijkse werkomgeving verbetert en de tevredenheid van medewerkers daarover meet.
De kantooromgeving beheerd als een product: behoeften van medewerkers worden gehoord, ingericht en de uitkomst wordt gemeten in tevredenheid.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Alles begint bij “Behoefte”: verzoeken en opmerkingen van medewerkers over de werkomgeving — een vergaderruimte die te kort is, een apparaat dat steeds stuk gaat of storende verlichting — komen binnen als kaarten die de kantoorcoördinator ontvangt. Wat wordt goedgekeurd, gaat naar “Inrichting” om te worden uitgevoerd: aankoop, herindeling, onderhoud of een procedurewijziging. De terugkerende diensten — koffie, water, kantoorartikelen en gastenontvangst — zijn periodieke kaarten in “Diensten” die dagelijks worden gevolgd zodat ze niet onderbreken. Maandelijks wordt de uitkomst gemeten met kaarten in “Tevredenheid” via een korte enquête waarvan de resultaten op het bord worden vastgelegd. De uitgaven worden verzameld in “Kosten” en daarna gaat een samenvatting van de stand van zaken in een periodiek “Rapport” naar de directie.
De chat is de virtuele receptie: een dringend verzoek om een vergaderruimte of een opmerking over de dienst van de dag komt er direct binnen, en wat het verdient wordt een officiële kaart die de indiener volgt. Vergoedingen beheerst het budget van het kantoorwelzijn: inkoop van catering, kantoorartikelen en ruimte-inrichting, post voor post geregistreerd — zo weet de coördinator wanneer hij het maandplafond nadert en biedt hij slimme alternatieven in plaats van de dienst plotseling stop te zetten.
De kantoorcoördinator is het hart van het systeem: hij ontvangt de behoeften, rangschikt de prioriteiten en beweegt de kaarten tot sluiting met een antwoord aan de aanvrager. De dienstenverantwoordelijke beheert de dagelijkse “Diensten”-kaarten en volgt de leveranciers. De inkoopverantwoordelijke voert uit wat aankoop vereist en registreert het in Vergoedingen. De resultaten van “Tevredenheid” worden gelezen in een korte maandmeeting die beslist wat de volgende cyclus in “Behoefte” ingaat — een gesloten kringloop die nooit stopt.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Kantoorcoördinator
Ontvangt de behoeften van medewerkers en rangschikt de prioriteiten, beweegt de kaarten tot sluiting en antwoordt de aanvragers met wat is gedaan.
Dienstenverantwoordelijke
Beheert de dagelijkse diensten — catering, kantoorartikelen en ontvangst — in “Diensten” en volgt de leveranciers en verzekert dat geen dienst onderbreekt.
Inkoopverantwoordelijke
Voert de goedgekeurde inkoopaanvragen in “Inrichting” uit, vergelijkt leveranciersoffertes en registreert elke uitgave in Vergoedingen onder de juiste benaming.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.