Sistema de Departamento de Eventos Corporativos
Equipe que organiza os eventos internos e externos da empresa, do briefing à quitação de custos.
Cada evento em um único cartão: briefing, preparação, fornecedores, execução, avaliação e custo — nenhum detalhe se perde.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Todo evento começa com um cartão na coluna “Briefing”, escrito pelo gerente de eventos: objetivo, público esperado, orçamento, data e local. Avança para “Preparação”, onde os coordenadores trabalham com checklists: reserva, licenças, equipamentos técnicos e hospitalidade; depois, para “Fornecedores”, para acompanhar contratações, entregas e prazos no cartão. No dia do evento, o cartão vai para “Execução” e a operação de campo é gerenciada a partir dele; em seguida, “Avaliação”, para coletar a satisfação dos participantes e as observações da equipe; e fecha em “Custo”, com a reconciliação do gasto real com o orçamento aprovado.
O chat é o canal de coordenação de campo no momento da execução — um fornecedor atrasado ou um ajuste na programação chega a toda a equipe na hora. Os comunicados alcançam o restante dos funcionários: convites para eventos internos, lembretes e instruções de participação saem daqui, não de mensagens dispersas.
O módulo Valores Devidos gerencia o dinheiro dos eventos com privacidade: valores devidos a cada fornecedor e seus pagamentos, as despesas do evento item a item e o saldo do orçamento. Quando o cartão chega a “Custo”, os números já estão prontos para reconciliação e encerramento — em vez de juntar faturas semanas depois do fim do evento.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gerente de Eventos
Escreve o briefing de cada evento e aprova seu orçamento; revisa a avaliação após a execução e assina o encerramento do custo final.
Coordenador de Eventos
Gerencia o cartão de “Preparação” com os checklists de reserva, licenças e equipamentos, e lidera a execução de campo no dia do evento.
Coordenador de Fornecedores
Recebe as propostas dos fornecedores e acompanha contratação e entregas na coluna “Fornecedores”; registra seus valores e pagamentos no módulo Valores Devidos.
Responsável por Relatórios e Custos
Consolida os números de público e satisfação em “Avaliação” e reconcilia as faturas com o orçamento em “Custo” antes do encerramento do cartão.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Anúncio de boas-vindas: «Boas-vindas ao sistema de Eventos Corporativos»
A partir de hoje, todo evento é gerenciado aqui: um cartão que avança de “Briefing” até “Custo”, a coordenação de campo no chat e os valores dos fornecedores no módulo Valores Devidos. Comecem cadastrando os próximos eventos como cartões na coluna “Briefing”, com datas e orçamentos; os convites e lembretes aos funcionários sairão pelos comunicados deste sistema.
Sistemas semelhantes a este
Pronto? Seu primeiro projeto está a dois minutos
Crie seu espaço gratuito agora e convide sua equipe antes do fim do dia.