Sistema para agência digital
Agências digitais que entregam sites, aplicações e marketing digital aos seus clientes.
Da proposta apresentada ao cliente à produção e entrega, e depois ao contrato de manutenção mensal — um ciclo completo de cliente com observações documentadas.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada oportunidade começa com um cartão em «Proposta», onde o gestor de conta prepara a proposta técnica e comercial; assinada pelo cliente, passa para «Produção» e o trabalho distribui-se por designers, programadores e produtores de conteúdo em subtarefas no cartão. Concluída a primeira versão, passa para «Revisão do cliente», onde as suas observações são recolhidas em rondas documentadas, não em mensagens dispersas. Depois «Entrega», após a aprovação final e a transferência das propriedades e acessos; e por fim «Manutenção mensal», se o contrato incluir suporte contínuo — é aqui que o projeto se transforma de custo em receita recorrente.
O fórum documenta as observações e decisões dos clientes: cada ronda de revisão tem um tópico que reúne as observações, o que foi aceite, o que declinámos e porquê — proteção da agência contra o alargamento de âmbito e preservação da relação. O chat é para a coordenação diária interna da equipa de produção. Os anúncios são para as notícias e políticas da agência: novos preços, férias, adoção de ferramentas. Os Recebíveis gerem os pagamentos dos clientes por fases do contrato e os valores dos freelancers colaboradores, com privacidade.
O gestor de conta é dono da relação: escreve a proposta, recebe as observações do cliente e documenta-as no fórum, e obtém a aprovação final. Os produtores executivos gerem o cartão de «Produção», distribuem as tarefas e guardam os prazos. A equipa de suporte recebe os cartões de «Manutenção mensal» e executa os pedidos correntes dos clientes ao abrigo do contrato. A informação flui do cliente para o gestor de conta, para o fórum, para a equipa de produção — não há atalhos para este percurso.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gestor de conta
Escreve as propostas em «Proposta» e é dono da relação com o cliente: recebe as suas observações e documenta-as no fórum, obtém as aprovações e empurra o cartão para «Entrega».
Produtores executivos
Gerem o cartão de «Produção»: distribuem o trabalho por designers, programadores e produtores de conteúdo e acompanham os prazos e o âmbito acordado.
Equipa de suporte
Executa os pedidos dos clientes de «Manutenção mensal» ao abrigo dos contratos em vigor, atualiza os cartões com o realizado em cada mês e escala ao gestor de conta o que exceder o âmbito do contrato.
Finanças
Lançam os pagamentos dos contratos por fases nos Recebíveis, acompanham os valores dos freelancers colaboradores e alertam para os pagamentos suspensos por aprovação do cliente.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Secções do fórum (4)
- Observações documentadas dos clientesAs rondas de revisão de cada cliente num tópico independente: o que foi pedido, o que foi aceite e o que foi declinado — um registo que protege ambas as partes de mal-entendidos.
- Âmbitos e alteraçõesPedidos de clientes fora do contrato original: são estimados, orçados, e a decisão de os aceitar ou adiar fica documentada.
- Portefólio e liçõesO que correu bem e o que falhou nos projetos entregues — lições sobre as quais a equipa constrói as próximas propostas e estimativas.
- Ferramentas de produçãoAvaliação de ferramentas de design, desenvolvimento e gestão de conteúdos que a equipa experimenta antes de adotar oficialmente.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1. A produção não começa antes da assinatura da proposta e do lançamento da primeira tranche nos Recebíveis. 2. As observações do cliente são documentadas no fórum num tópico independente por ronda — o que não está documentado não se executa. 3. Qualquer pedido fora do âmbito do contrato é elevado à secção «Âmbitos e alterações» e orçado antes de ser executado. 4. A entrega não acontece antes da aprovação documentada do cliente e da transferência de todos os acessos e propriedades. 5. Os pedidos de manutenção mensal executam-se dentro do contrato; o que o exceder é escalado ao gestor de conta. 6. Os valores dos freelancers são lançados nos Recebíveis logo que os seus trabalhos são aprovados.
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema da agência»
A partir de hoje, cada cliente percorre um cartão de «Proposta» a «Manutenção mensal», e cada observação de cliente é documentada no fórum num tópico independente — acabaram-se as aprovações e alterações por mensagens dispersas. Primeiro passo: registar as propostas abertas, os projetos em curso e os contratos de manutenção. O chat é para coordenação interna; as decisões oficiais chegam-vos neste canal.
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