Sistema de documentação de procedimentos
Equipas que constroem os procedimentos de trabalho escritos da empresa, os atualizam e os publicam em versões aprovadas.
O ciclo do procedimento, da ideia ao arquivo: redação, revisão pelos departamentos, aprovação, publicação oficial e atualização anual.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada necessidade de um procedimento documentado — novo ou atualização de um existente — entra como cartão na coluna «Procedimento», onde o requisitante define o âmbito do procedimento, o problema que resolve e os departamentos afetados. O redator de procedimentos assume o cartão em «Redação» e escreve o primeiro rascunho no modelo aprovado: objetivo, âmbito, passos, responsabilidades e formulários anexos. O rascunho passa para «Revisão», onde cada departamento afetado apresenta as suas observações no cartão dentro de um prazo definido; depois para «Aprovação», junto do gestor com poder de assinatura. Depois de aprovado, passa para «Publicação» e é anunciado oficialmente à empresa; mantém-se em vigor até à data da «Atualização» anual, que revê a sua validade — ou se renova, ou se altera num novo ciclo, ou se envia para «Arquivo», com os procedimentos revogados, conservando a versão para consulta.
O Fórum acolhe o debate documentado sobre os procedimentos: as observações dos departamentos sobre os rascunhos discutem-se no tópico do procedimento, para não se perderem em respostas dispersas, e as sugestões de melhoria dos praticantes reúnem-se ali para alimentar o ciclo de atualização anual. Os Anúncios são o único canal oficial de publicação: o procedimento só entra em vigor com um anúncio que indica o seu número, versão e data de entrada em vigor — para ninguém trabalhar com uma versão antiga que lhe chegou por engano.
O fluxo de informação é controlado: qualquer colaborador propõe um procedimento ou atualização em «Procedimento»; os redatores escrevem; os gestores envolvidos reveem dentro do prazo de revisão, não depois; e o gestor de documentação aprova a publicação e mantém o registo de versões — cada procedimento em vigor tem uma única versão aprovada, e tudo o resto é arquivo. Assim termina a era dos procedimentos contraditórios que circulam por e-mail e grupos.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gestor de documentação
Supervisiona todo o quadro: distribui a redação, controla os prazos de revisão, aprova a publicação e mantém o registo de versões e o arquivo.
Redatores de procedimentos
Escrevem os rascunhos no modelo aprovado, na coluna «Redação», e integram as observações da revisão antes da aprovação.
Gestores envolvidos
Reveem os rascunhos que afetam os seus departamentos em «Revisão», dentro do prazo, e aprovam o que é da sua competência em «Aprovação».
Coordenador de publicação
Anuncia os procedimentos aprovados nos Anúncios, com o número da versão e a data de entrada em vigor, e retira de circulação as versões revogadas.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
Secções do fórum (3)
- Rascunhos em revisãoUm tópico por rascunho de procedimento, onde se discutem as observações dos departamentos antes da aprovação — debate documentado em vez de respostas dispersas.
- Sugestões de novos procedimentosNecessidades documentadas apresentadas pelos praticantes: procedimentos em falta ou passos bloqueados que precisam de documentação.
- Observações de aplicaçãoO que a aplicação real revela de insuficiências nos procedimentos em vigor — alimenta o ciclo de atualização anual.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1) Nenhum procedimento entra em vigor sem anúncio oficial com número de versão e data de entrada em vigor — o que circula fora do sistema não é invocável. 2) A revisão tem prazo definido no cartão: o silêncio do departamento após o prazo vale como aceitação do rascunho. 3) Cada observação sobre um rascunho discute-se no respetivo tópico no Fórum, não em e-mails e grupos. 4) A atualização anual é obrigatória: um procedimento com revisão vencida fica suspenso até ser renovado ou arquivado. 5) O arquivo é só para consulta: trabalhar com uma versão arquivada é uma infração que se regista em nome do infrator.
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema de documentação de procedimentos»
A partir de hoje, os procedimentos de trabalho escritos são geridos aqui: cada procedimento é um cartão que passa pela redação, revisão e aprovação, e só entra em vigor com um anúncio oficial neste canal, que indica o número da versão e a data de entrada em vigor. Primeiro passo: revejam os procedimentos com que trabalham atualmente; o que não tiver versão aprovada regista-se como cartão na coluna «Procedimento», para entrar no ciclo de documentação.
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