Sistema completo para o departamento da qualidade
Departamentos da qualidade em empresas que trabalham com normas documentadas e se preparam para certificações externas.
Da norma à certificação externa: auditoria interna, constatações e ações corretivas documentadas até ao certificado de qualidade.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada norma de qualidade adotada pela empresa entra como cartão na coluna «Norma», com os seus requisitos, o âmbito de aplicação e os departamentos envolvidos documentados. Quando chega a data da auditoria interna, o cartão passa para «Auditoria», onde os auditores da qualidade verificam o cumprimento da norma pelos departamentos, com listas de verificação uniformes; cada desvio detetado regista-se em «Constatação», classificado por gravidade: crítica, maior ou menor. O cartão passa depois para «Ação», onde o departamento envolvido define um plano corretivo com responsável e prazo para cada constatação; depois «Acompanhamento», para verificar que as ações se encerraram de facto e não apenas no papel. Com a prontidão completa, o cartão passa para «Certificação», em preparação para a auditoria externa e a entidade certificadora; e por fim encerra-se em «Relatório», com o resumo de todo o ciclo.
O Chat serve para a coordenação diária entre auditores e departamentos: agendar uma auditoria, perguntar por uma ação corretiva atrasada, ou pedir um documento durante a visita. Já as decisões relevantes da qualidade — aprovar um novo procedimento, reclassificar uma constatação, aceitar um tratamento alternativo — documentam-se no Fórum, para servirem de referência na auditoria externa. Os Anúncios são a voz oficial da gestão da qualidade: cada atualização de um procedimento operacional é anunciada a todos os colaboradores a partir daí, não em mensagens dispersas.
Os Recebíveis gerem o dinheiro da qualidade com privacidade: as taxas das entidades certificadoras externas e da auditoria anual registam-se com as respetivas datas, e quaisquer coimas por não conformidade aplicadas a um empreiteiro ou fornecedor acompanham-se até à cobrança. O custo da certificação e os seus retornos ficam claros para a direção, sem ficheiros separados.
O gestor da qualidade supervisiona todo o quadro e revê «Acompanhamento» semanalmente — nenhuma ação corretiva fica aberta sem movimento; os auditores executam as auditorias e documentam as constatações com provas; e os gestores de operações são donos das ações corretivas nos seus departamentos. Quem lê o quadro sabe, só por si: a quantas normas estamos obrigados, quantas constatações estão abertas e quando é a nossa próxima certificação.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gestor da qualidade
Supervisiona todo o quadro: aprova os planos de auditoria, revê «Acompanhamento» semanalmente e lidera a preparação para a «Certificação» externa.
Auditores da qualidade
Executam a auditoria interna na coluna «Auditoria», com listas de verificação uniformes, e documentam as constatações com provas e classificação de gravidade.
Gestores de operações
São donos das ações corretivas nos seus departamentos, na coluna «Ação», e comprovam o seu encerramento em «Acompanhamento», com evidências.
Responsável de documentação da qualidade
Atualiza os procedimentos aprovados e anuncia as suas atualizações nos Anúncios; mantém as versões em vigor dos documentos.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Secções do fórum (4)
- Decisões da qualidadeDocumentação das decisões de aprovação de procedimentos, reclassificação de constatações e aceitação de tratamentos alternativos — com os fundamentos de cada decisão.
- Constatações recorrentes de auditoriaAs constatações que se repetem ao longo dos ciclos e as suas causas raiz — aqui discute-se o tratamento na origem, não o remendo temporário.
- Preparação para a certificação externaCoordenação da preparação para a auditoria da entidade certificadora: as lacunas restantes e a distribuição de responsabilidades antes da visita.
- Melhoria do sistema da qualidadeSugestões da equipa para desenvolver as listas de verificação, os métodos de auditoria e o âmbito das normas.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1) Cada norma a que estamos obrigados tem um cartão, e cada auditoria interna documenta-se nele — não há auditoria verbal nem constatações fora do sistema. 2) A constatação só se regista com prova anexada e classificação de gravidade clara. 3) A ação corretiva tem responsável e prazo no cartão e só se encerra com prova de execução em «Acompanhamento». 4) As decisões relevantes da qualidade documentam-se no Fórum e as atualizações de procedimentos anunciam-se nos Anúncios — não há circular fora do sistema. 5) As taxas de certificações e as coimas registam-se nos Recebíveis com as respetivas datas, para nenhuma taxa de renovação se perder.
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema do departamento da qualidade»
A partir de hoje, o ciclo da qualidade é gerido aqui por completo: cada norma é um cartão que avança da auditoria para a constatação e a ação, até à certificação, e cada atualização de um procedimento operacional é anunciada oficialmente a partir deste canal. Primeiro passo: registem as normas a que os vossos departamentos estão obrigados em cartões na coluna «Norma» e leiam o tópico «Regras de trabalho» fixado no Fórum antes da primeira auditoria.
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