Sistema de apoio a decisões de produto

Cada decisão de produto relevante — mudança de rumo, adoção de um princípio ou abandono de um mercado — nasce como cartão em «Decisão» no momento em que é tomada na reunião. Passa para «Documentação», onde se escreve em formato de registo de decisão: o contexto, as opções colocadas, o que escolhemos e porquê, quem decidiu e quando. Depois «Partilha», para chegar a quem diz respeito num formato compreensível — a decisão que não chega aos seus executores não foi de facto tomada. O cartão acompanha-se em «Aplicação», para confirmar que as equipas trabalham de facto com ela; depois «Revisão», numa data definida: continua correta ou os dados a ultrapassaram? E o que precisar de alteração entra em «Atualização»: escreve-se uma nova decisão que refere a anterior.

O Fórum é o registo oficial de decisões: cada decisão é um tópico documentado que pode ser discutido e contestado numa janela definida antes de ser fixada — as objeções ouvem-se uma vez e de forma ordenada, em vez de resistência silenciosa durante a execução. As metodologias e os enquadramentos aprovados também vivem no Fórum, sempre atualizados, para nenhuma equipa trabalhar com uma versão antiga da forma de trabalhar.

O gestor de metodologia é dono do sistema: converte os resultados das reuniões em cartões de «Decisão», zela pela qualidade da documentação e agenda as revisões periódicas. Os gestores de produto escrevem as suas decisões no formato aprovado e respondem às objeções no Fórum. Cada membro afetado pela decisão encontra-a em «Partilha» e sabe onde a discutir. O resultado: nenhuma pergunta «quando decidimos isto e porquê?» fica sem resposta documentada.