Sistema de Departamento de Relações Públicas
Equipe que gerencia a imagem da empresa na mídia: monitoramento, pautas, releases, distribuição e coberturas.
Do monitoramento do que se diz sobre a empresa ao relatório mensal da diretoria — um ciclo de relações públicas totalmente documentado.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Na coluna “Monitoramento”, são reunidos os cartões do que se diz sobre a empresa, o setor e os concorrentes, além de oportunidades de exposição na mídia, publicados diariamente pelo responsável de monitoramento com as fontes. A pauta com potencial de publicação avança para “Pauta”, onde seu ângulo é construído e seus materiais reunidos; depois, para “Release”, onde o comunicado ou a notícia é redigido em formato jornalístico e aprovado pelo gerente de relações públicas antes de sair. Após a aprovação, o cartão vai para “Distribuição”, onde o assessor de imprensa o envia à lista de jornalistas e acompanha as respostas; então, para “Cobertura”, para documentar o que foi publicado com seus links; e o resumo do mês é consolidado em “Relatório Mensal”, enviado à diretoria.
O chat serve para coordenação rápida e aprovações urgentes — especialmente em situações sensíveis que não admitem espera. O fórum é a memória documentada do departamento: banco de pautas prontas, arquivo de coberturas com seus links e registro de crises anteriores e de como foram tratadas, para consulta da equipe quando necessário.
A informação flui para cima e para baixo: o responsável de monitoramento publica o que é relevante em cartões; o redator os transforma em pautas e releases; o assessor de imprensa gerencia a distribuição e o relacionamento com os jornalistas; e o gerente de relações públicas aprova cada release antes de sair e apresenta o relatório mensal. Nenhum comunicado sai sem aprovação, e nenhuma cobertura se perde sem registro.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gerente de Relações Públicas
Aprova cada release antes da distribuição, define as prioridades das pautas a partir do monitoramento e apresenta o relatório mensal à diretoria.
Redator de Conteúdo Jornalístico
Transforma pautas em releases e notícias em redação jornalística na coluna “Release” e prepara os materiais de apoio de cada cartão.
Assessor de Imprensa
Gerencia a lista de jornalistas, distribui os releases e acompanha as respostas em “Distribuição”; documenta as coberturas e seus links nos cartões.
Responsável de Monitoramento
Monitora diariamente o que se publica sobre a empresa, os concorrentes e o setor, e sobe o que é relevante como cartões na coluna “Monitoramento”, com fontes e avaliação inicial de importância.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
Secções do fórum (4)
- Banco de PautasPautas e ângulos jornalísticos prontos para publicação, reunidos dos departamentos da empresa — o redator recorre a eles quando precisa de material.
- Arquivo de CoberturasAs coberturas importantes documentadas com links e contexto — referência ao preparar relatórios ou responder a uma pergunta.
- Crises e SituaçõesRegistro das situações midiáticas sensíveis: o que aconteceu, como tratamos e qual a lição aprendida.
- Relacionamento com a MídiaObservações sobre os jornalistas e veículos com quem trabalhamos e quais materiais combinam com cada um.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1. Nenhum release sai para a imprensa sem aprovação do gerente de relações públicas documentada em seu cartão. 2. Toda cobertura é documentada com seu link na coluna “Cobertura” dentro de um dia após a publicação. 3. Situações sensíveis são discutidas no chat pela rapidez, e depois a decisão é documentada na seção “Crises e Situações” do fórum. 4. O monitoramento diário é obrigatório toda manhã — o que merece vira cartão, o que não merece é arquivado. 5. O relatório mensal é entregue no prazo, mesmo em um mês calmo — a calmaria em si é um resultado a registrar.
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