Система отдела расчётов с поставщиками
Команда, обрабатывающая счета поставщиков и их оплату, — ей нужны точная сверка и график платежей, защищающий ликвидность и ловящий скидки.
От получения счёта до оплаты и отчёта: трёхсторонняя сверка предотвращает ошибочный платёж, график бережёт ликвидность, а скидки не теряются.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждый счёт поставщика заводится карточкой в колонке «Счёт» сразу по получении с приложениями и переходит в «Сверку», где сверяется трёхсторонне: счёт с заказом на закупку и с актом приёмки — любое расхождение количества или цены останавливает карточку, пока не решится с поставщиком или закупками. После чистой сверки карточка переходит в «Утверждение» на подпись финансового директора, затем в «В графике», где включается в план платежей по дате наступления срока, приоритету поставщика и состоянию ликвидности; при исполнении перевода движется в «Оплачено» с реквизитом перевода и собирается в «Отчёт», показывающий кредиторскую задолженность, её возраст и полученные скидки за раннюю оплату.
Взаиморасчёты фиксируют задолженность перед каждым поставщиком: счёт — дебетовая проводка при утверждении, платёж — встречная проводка при исполнении, а любая заработанная скидка или предоплата сразу видны в балансе поставщика. Так команда точно знает позицию каждого поставщика перед любой переговорной сессией или новым запросом — без обращения к разрозненным тетрадям и файлам.
Чат обслуживает быструю координацию: вопрос закупок о расхождении количества, сигнал казначея о давке ликвидности, требующей пересмотра графика, или ответ поставщику о статусе его счёта — точный ответ, потому что статус виден на доске. Работа течёт от бухгалтера по поставщикам, который принимает и сверяет, к ревизору, утверждающему сверку, к финансовому директору на утверждение, к казначею на исполнение в сроки «В графике».
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Бухгалтер по поставщикам
Регистрирует поступающие счета карточками, исполняет трёхстороннюю сверку в «Сверке» и поднимает расхождения закупкам или поставщику до их решения.
Ревизор
Проверяет сверки и дополняет документы до поднятия карточки в колонку «Утверждение», следит за получением причитающихся скидок за раннюю оплату.
Финансовый директор
Утверждает выплаты в «Утверждении» и балансирует график платежей в «В графике» с еженедельным планом ликвидности.
Казначей
Исполняет запланированные переводы в их сроки, записывает их во Взаиморасчётах с банковским реквизитом и переводит карточку в «Оплачено».
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.