Система отдела расчётов с клиентами

Каждый счёт клиента заводится карточкой в колонке «Счёт» при выставлении с условиями оплаты и датой срока и переходит в «Сопровождение» за несколько дней до срока — убедиться, что счёт дошёл и принят у клиента: немало задержек вызвано счётом, который вообще не вошёл в систему клиента. Если срок наступил без оплаты, карточка движется в «Напоминание», и исполняется согласованная цепочка напоминаний: вежливое письмо, затем звонок, затем официальное письмо — каждый шаг задокументирован на карточке с датой. При оплате карточка переходит в «Инкассацию» с реквизитом зачисления, а вышедшие за временные рамки карточки поднимаются в «Возраст долгов», где классифицируются и изучаются их меры — остановка работы, рассрочка или передача, — а «Отчёт» обобщает месячную позицию и показатели инкассации.

Взаиморасчёты фиксируют задолженность каждого клиента: счёт — кредитовая проводка при выставлении, инкассация — встречная проводка, — и балансы клиентов с возрастом их долгов видны в реальном времени уполномоченным. При любом новом кредитном решении — дополнительная поставка или продление отсрочки — баланс клиента и его история вызываются из Взаиморасчётов напрямую.

Чат координирует коллективное усилие инкассации: продажи извещаются перед любым официальным напоминанием их клиенту; инкассация просит продажи вмешаться своими отношениями при необходимости; руководство получает сигнал о случаях, движущихся к поздним возрастам долгов. Работа течёт от бухгалтера, выставляющего и регистрирующего счёт, к ведущему инкассатору, ведущему сопровождение и напоминание, к финансовому директору, решающему меры по проблемным долгам.