Система отдела автопарка компании

У каждого автомобиля есть карточка, движущаяся по его состоянию: в «Закрепление» ведётся назначение машин сотрудникам и подразделениям и сроки возврата — ответственный за автопарк мгновенно знает, где каждая машина и у кого. Сроки регламентного обслуживания и дорожные поломки поступают в «Обслуживание» со сроками наступления и утверждёнными мастерскими и закрываются номером счёта и выполненным ремонтом. Расход топлива регистрируется периодическими карточками в «Топливо», выявляющими аномальное потребление, заслуживающее вопроса. Регистрации, страховки и техосмотр — карточки «Документы» с напоминаниями за недели до истечения: ни одна машина не встаёт из-за просроченного документа. Ежемесячно стоимость каждого автомобиля собирается в «Стоимость», а состояние автопарка сводится в «Отчёт» для руководства.

Чат — открытая линия водителей: внезапная поломка, мелкое ДТП или запрос подменной машины доходят мгновенно и при необходимости становятся карточкой. «Расчёты» — финансовая книга автопарка: счета за топливо, обслуживание, штрафы и страховку зафиксированы на каждой машине — ясно видно, какая машина стала дороже своей стоимости и заслуживает замены, и у какого водителя повторяется аномальный расход.

Ответственный за автопарк владеет доской: утверждает закрепления, планирует обслуживание, ежемесячно анализирует «Стоимость» и рекомендует замену. Водители сообщают через чат и обновляют карточки своих машин показаниями и замечаниями; административный бухгалтер сверяет счета с «Расчёты» и эскалирует любое превышение. Запросы подразделений на новые автомобили поступают в «Закрепление» и решаются по приоритету и бюджету, а не по очередности запроса.