Система отдела управления объектами
Команда эксплуатации объектов, обслуживающая здания компании и их ежедневные сервисы и контролирующая их затраты.
Эксплуатация зданий: от заявки до регламентного обслуживания — с ясной стоимостью эксплуатации каждого объекта.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Регламентное обслуживание — запланированные карточки в «Обслуживание» со сроками наступления для каждого актива: кондиционирование, лифты, электрика, сантехника. Заявки сотрудников поступают в «Заявка» сразу по получении, и технический руководитель оценивает их: аварийная назначается немедленно, обычная включается в график дня. При назначении карточка переходит в «Выполнение», где техник обновляет её сделанным и использованными запчастями до закрытия. Ежедневные услуги — уборка, кейтеринг, охрана — повторяющиеся карточки в «Ежедневная услуга», отмечаемые выполненными каждый день. В конце месяца затраты каждого объекта собираются в «Стоимость» и сводятся в ежемесячный «Отчёт» для руководства.
Чат — канал срочных заявок и полевой координации: сообщение о протечке или отключении мгновенно доходит до ближайшего техника с фотографией места — и он выдвигается, не дожидаясь почтового цикла. «Расчёты» фиксируют каждый рубль, потраченный на объекты: запчасти, договоры уборки, внешнее обслуживание, аварийные работы — каждый расход привязан к своему объекту; и в «Стоимость» видно, какое здание поглощает бюджет и какой внешний договор не заслуживает продления.
Руководитель объектов распределяет работу, утверждает крупные закрытия и ежемесячно анализирует «Стоимость»; технический руководитель принимает заявки, классифицирует и назначает техникам; техники выполняют и обновляют карточки с места; координатор услуг ведёт карточки «Ежедневная услуга» и следит за соблюдением подрядчиками. Заявка сотрудника начинается в чате и становится официальной карточкой, которую податель отслеживает до закрытия — ни одна заявка не теряется между мессенджером и звонками.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Руководитель объектов
Распределяет приоритеты работы и утверждает закрытие крупных заявок, ежемесячно анализирует стоимость эксплуатации и решает вопрос продления договоров.
Технический руководитель
Принимает заявки и классифицирует их как срочные или плановые, назначает техникам, двигает карточки между «Заявка» и «Выполнение».
Техники по обслуживанию
Выполняют регламентное обслуживание и заявки с места, обновляют карточки сделанным и израсходованными запчастями.
Координатор услуг
Ведёт ежедневные услуги уборки и кейтеринга в «Ежедневная услуга», отслеживает соблюдение подрядчиками и принимает замечания сотрудников.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.