Система відділу акредитацій і сертифікатів
Команди, що відстежують акредитації компанії та професійні сертифікати її співробітників: їхні вимоги та продовження.
Кожна акредитація та сертифікат — картка: розкладені вимоги, повне документування та продовження задовго до завершення строку.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожна корпоративна акредитація чи необхідний професійний сертифікат надходить карткою в колонку «Акредитація», де документуються орган-видавець, сфера сертифікату та дата його завершення. Відповідальний за акредитації розкладає умови органу в колонці «Вимоги» на конкретні завдання: необхідні записи, години навчання, збори, оціночний візит — кожна вимога з власником і строком. Картка переходить до «Документування», де збираються докази та файли, необхідні для пакета подання; потім «Подача» — при надсиланні органу та відстеженні його зауважень до надання. За достатній час до завершення картка переходить до «Продовження», і цикл вимог починається наново без перерви; стан усіх акредитацій періодично узагальнюється в «Звіті».
Чат координує збір вимог: запит запису про навчання у відділу, відстеження зауваження, що надійшло від органа-видавця, або попередження про наближення продовження сертифіката співробітника, критичного для його роботи. Те, що стосується рішення про подання чи відмову від акредитації, документується на картці з обґрунтуваннями.
Нарахування ведуть фінанси акредитацій: збори за подання та щорічне продовження кожному органу реєструються з датами належності; збори за сертифікати співробітників, які компанія бере на себе, відстежуються разом із тим, що належить з них співробітникові згідно з політикою зобов'язання про службу. Жодна акредитація не зникає через те, що її збір загубився серед платежів.
Відповідальний за акредитації відкриває дошку вранці й бачить те, що завершується протягом дев'яноста днів у «Продовженні», те, що очікує зауважень органа в «Подачі», і те, чому бракує документування. Профільні відділи подають свої вимоги у строки, бо картка чітко показує, хто гальмує файл. Періодичний «Звіт» представляє керівництву: наші чинні акредитації, те, чиє завершення наближається, і те, що зависло, — однієї картини достатньо для ухвалення рішення.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Відповідальний за акредитації
Володіє дошкою: розкладає вимоги з власниками та строками, супроводжує файли «Подачі» з органами та відкриває «Продовження» за дев'яносто днів до завершення.
Координатори профільних відділів
Подають вимоги своїх відділів у «Вимогах» та «Документуванні» у строки — записи, докази та номінації.
Відділ кадрів
Відстежує професійні сертифікати співробітників та години навчання, необхідні для їх продовження.
Фінансовий відділ
Сплачує збори за подання та продовження у строки й реєструє їх у нарахуваннях за кожним органом-видавцем.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.