نظام قسم اعتمادات وشهادات

كل اعتماد مؤسسي أو شهادة مهنية مطلوبة تدخل بطاقة في عمود «اعتماد» تُوثَّق فيها الجهة المانحة ونطاق الشهادة وتاريخ انتهائها. يفكك مسؤول الاعتمادات شروط الجهة في عمود «متطلبات» إلى مهام محددة: سجلات مطلوبة، ساعات تدريب، رسوم، زيارة تقييم — كل متطلب بمالك وموعد. تنتقل البطاقة إلى «توثيق» حيث تُجمَّع الأدلة والملفات المطلوبة في ملف التقديم، ثم «تقديم» عند الإرسال للجهة ومتابعة ملاحظاتها حتى المنح. قبل الانتهاء بفترة كافية تنتقل البطاقة إلى «تجديد» فتبدأ دورة المتطلبات من جديد دون انقطاع، وتُلخَّص حالة كل الاعتمادات دورياً في «تقرير».

الدردشة تنسق جمع المتطلبات: طلب سجل تدريب من قسم، متابعة ملاحظة وردت من الجهة المانحة، أو تنبيه بقرب موعد تجديد شهادة موظف حرجة لعمله. ما يتعلق بقرار التقديم أو الانسحاب من اعتماد يُوثَّق على البطاقة بمبرراته.

المستحقات تدير مال الاعتمادات: رسوم التقديم والتجديد السنوي لكل جهة تُسجَّل بمواعيد استحقاقها، ورسوم شهادات الموظفين التي تتحملها الشركة تُتابَع مع ما يستحق منها على الموظف حسب سياسة الالتزام بالخدمة. لا اعتماد يسقط لأن رسومه فاتت في زحمة المدفوعات.

مسؤول الاعتمادات يفتح اللوحة صباحاً فيرى ما ينتهي خلال تسعين يوماً في «تجديد»، وما ينتظر ملاحظات جهة في «تقديم»، وما نقص توثيقه. الأقسام المعنية ترفع متطلباتها في مواعيدها لأن البطاقة تُظهر بوضوح من يعطل الملف. تقرير «تقرير» الدوري يعرض على الإدارة: اعتماداتنا السارية، وما يقترب انتهاؤه، وما تعثر — صورة واحدة تكفي لاتخاذ القرار.