Fuhrparkmanagement-System
Ein Fuhrparkteam, das die Fahrzeuge des Unternehmens, ihre Fahrer und ihre Kosten von einem Ort aus steuert.
Der gesamte Fuhrpark auf einem Board: Fahrzeugzuweisung, Wartung, Kraftstoff, Dokumente und Kosten je Fahrzeug.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jedes Fahrzeug hat eine Karte, die sich je nach Status bewegt: In „Zuweisung“ wird die Zuordnung der Fahrzeuge zu Mitarbeitern und Abteilungen samt Rückgabeterminen gesteuert — so weiß der Fuhrparkverantwortliche in Echtzeit, wo jedes Fahrzeug ist und bei wem. Termine der regelmäßigen Wartung und Pannen unterwegs kommen mit Fälligkeitsterminen und freigegebenen Werkstätten in „Wartung“ und werden mit Rechnungsnummer und dem Reparierten geschlossen. Der Kraftstoffverbrauch wird als regelmäßige Karten in „Kraftstoff“ erfasst und deckt jeden auffälligen Verbrauch auf, der eine Nachfrage verdient. Zulassungen, Versicherung und Hauptuntersuchung sind „Dokumente“-Karten mit Erinnerungen Wochen vor ihrem Ablauf — kein Fahrzeug steht mit abgelaufenem Dokument still. Monatlich werden die Kosten jedes Fahrzeugs in „Kosten“ gebündelt und die Lage des Fuhrparks in einem „Bericht“ zusammengefasst, der an die Leitung geht.
Der Chat ist die offene Leitung der Fahrer: Eine plötzliche Panne, ein kleiner Unfall oder die Anfrage eines Ersatzfahrzeugs kommt sofort an und wird bei Bedarf zu einer Karte. Die Forderungen sind das Finanzbuch des Fuhrparks: Kraftstoff-, Wartungs-, Bußgeld- und Versicherungsrechnungen sind jedem Fahrzeug zugeordnet — so wird klar sichtbar, welches Fahrzeug mehr kostet, als es wert ist, und ersetzt werden sollte, und welcher Fahrer wiederholt auffällig verbraucht.
Der Fuhrparkverantwortliche besitzt das Board: Er genehmigt die Zuweisungen, terminiert die Wartung, prüft „Kosten“ monatlich und empfiehlt den Ersatz. Die Fahrer melden über den Chat und aktualisieren die Karten ihrer Fahrzeuge mit Kilometerständen und Anmerkungen. Der Verwaltungsbuchhalter gleicht die Rechnungen mit den Forderungen ab und eskaliert jede Überschreitung. Neue Fahrzeuganfragen der Abteilungen gehen in „Zuweisung“ und werden nach Priorität und Budget entschieden, nicht danach, wer zuerst gefragt hat.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Fuhrparkverantwortlicher
Steuert Fahrzeugzuweisung und Wartungspläne, prüft die monatlichen Kosten je Fahrzeug und empfiehlt den Ersatz bei steigenden Kosten.
Fahrer
Aktualisieren die Karten ihrer Fahrzeuge mit Kilometerständen und Anmerkungen und melden Pannen und Unfälle sofort über den Chat.
Verwaltungsbuchhalter
Gleicht Kraftstoff- und Wartungsrechnungen mit den Forderungen ab, verfolgt die Erneuerung der Dokumente vor ihrem Ablauf und eskaliert jede finanzielle Überschreitung.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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