Facility-Management-System
Ein Facility-Management-Team, das die Gebäude des Unternehmens und ihre täglichen Services betreibt und ihre Kosten steuert.
Gebäudebetrieb von der Meldung bis zur regelmäßigen Instandhaltung — mit klaren Betriebskosten je Anlage.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Die regelmäßige Instandhaltung läuft als terminierte Karten in „Instandhaltung“ mit Fälligkeitsterminen je Asset: Klimaanlagen, Aufzüge, Elektrik und Sanitär. Mitarbeitermeldungen gehen bei Eingang sofort in „Meldung“, wo der technische Supervisor sie bewertet: dringend — wird sofort zugewiesen; oder normal — wird in den Tagesplan aufgenommen. Bei Zuweisung wandert sie zu „Durchführung“, wo der Techniker die Karte mit dem Erledigten und den verwendeten Ersatzteilen bis zum Abschluss aktualisiert. Die täglichen Services — Reinigung, Bewirtung und Sicherheit — sind wiederkehrende Karten in „Tagesservice“, die jeden Tag als erledigt markiert werden. Am Monatsende werden die Kosten jeder Anlage in „Kosten“ gebündelt und dann in einem monatlichen „Bericht“ zusammengefasst, der an die Leitung geht.
Der Chat ist der Kanal für dringende Meldungen und die Abstimmung vor Ort: Eine Leckage- oder Ausfallmeldung erreicht sofort den nächstgelegenen Techniker mit einem Foto des Orts — er rückt aus, ohne auf einen E-Mail-Zyklus zu warten. Die Forderungen erfassen jeden Euro, der für die Anlagen ausgegeben wird: Ersatzteile, Reinigungsverträge, externe Instandhaltung und Notfallarbeiten — jede Ausgabe ist mit ihrer Anlage verknüpft, sodass in „Kosten“ sichtbar wird, welches Gebäude sein Budget verschlingt und welcher externe Vertrag keine Verlängerung verdient.
Der Facility-Manager verteilt die Arbeit, genehmigt die großen Abschlüsse und prüft „Kosten“ monatlich. Der technische Supervisor nimmt die Meldungen an, klassifiziert sie und weist sie den Technikern zu. Die Techniker führen aus und aktualisieren die Karten vom Standort aus. Der Servicekoordinator steuert die Karten in „Tagesservice“ und prüft die Einhaltung durch die Auftragnehmer. Die Meldung eines Mitarbeiters beginnt im Chat und wird zu einer offiziellen Karte, die ihr Melder bis zum Abschluss verfolgt — keine Meldung geht zwischen WhatsApp und Anrufen verloren.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
Facility-Manager
Verteilt die Arbeitsprioritäten, genehmigt den Abschluss großer Meldungen, prüft die monatlichen Betriebskosten und entscheidet über die Verlängerung der Verträge.
Technischer Supervisor
Nimmt die Meldungen an, klassifiziert sie als dringend oder terminiert, weist sie den Technikern zu und bewegt die Karten zwischen „Meldung“ und „Durchführung“.
Instandhaltungstechniker
Führen die regelmäßige Instandhaltung und die Meldungen vom Standort aus durch und aktualisieren die Karten mit dem Erledigten und den verbrauchten Ersatzteilen.
Servicekoordinator
Steuert die täglichen Reinigungs- und Bewirtungsservices in „Tagesservice“, verfolgt die Einhaltung durch die Auftragnehmer und nimmt die Anmerkungen der Mitarbeiter entgegen.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
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