Komplettsystem IT-Abteilung
Die IT-Abteilung eines mittelständischen Unternehmens, die interne Services für die Mitarbeiter erbringt und technische Verbesserungsprojekte steuert.
Der komplette Serviceanfrage-Zyklus vom Eingang bis zur Mitarbeiterzufriedenheit — mit Steuerung der Verbesserungsprojekte und der IT-Ausgaben an einem Ort.
Ohne Kreditkarte — Ihr Projekt ist in einer Minute mit dem kompletten System eingerichtet
So sieht das System-Board aus, das Sie erhalten: Workflow-Spalten und Startkarten, die die ersten Schritte zeigen
Wie läuft die Arbeit in diesem System ab?
Jede Serviceanfrage oder Störungsmeldung kommt als Karte in die Spalte „Anfrage“ mit anfragender Stelle, Beschreibung des Bedarfs und seiner Auswirkung auf die Arbeit; dann wandert sie in „Priorisierung“, wo der Abteilungsleiter sie nach Wirkung und Dringlichkeit ordnet und den Bearbeiter zuweist. Bei Arbeitsbeginn wechselt die Karte in „Umsetzung“ und wird vom Bearbeiter laufend aktualisiert, bis sie fertig ist; dann wechselt sie in „Zufriedenheit“, damit der Anfragende bestätigt, dass die Arbeit wie gewünscht ausgeführt wurde. Große Anfragen, die Plan und Phasen brauchen, werden von „Priorisierung“ in „Projekt“ umgewandelt und als eigenständige Initiative geführt, und jede abgeschlossene Arbeit wird in „Dokumentation“ festgehalten, damit sich das Wissen der Abteilung ansammelt statt in den Köpfen Einzelner zu bleiben.
Der Chat ist der tägliche Abstimmungskanal im Team — eine Schnellfrage zu einer Konfiguration oder die Koordination des Zutritts eines Dienstleisters. Technische Entscheidungen mit langfristiger Wirkung dagegen — die Verabschiedung eines Standards, die Wahl einer Lösung oder ein Architekturwechsel — laufen nicht im Chat, sondern werden im Forum dokumentiert. Die Ankündigungen sind der offizielle Kanal der Abteilung zu den übrigen Mitarbeitern: geplante Wartungsfenster, Warnungen bei Systemausfällen und deren Wiederherstellung sowie der Start neuer Services. Die Forderungen verwalten das Abteilungsbudget vertraulich: Beschaffung von Geräten und Lizenzen sowie Abonnement-Rechnungen werden auf ihren Karten erfasst und sind nur für Berechtigte einsehbar.
Die Arbeit fließt von den Mitarbeitern zum Service-Desk-Koordinator, der die Anfrage erfasst und das Einfache sofort erledigt; was darüber hinausgeht, reicht er an den Abteilungsleiter zur Einordnung in „Priorisierung“ weiter, der sie einem Fachingenieur zuweist, der sie umsetzt und die Freigabe anfordert. Der Abteilungsleiter prüft die Spalte „Zufriedenheit“ wöchentlich, um die Serviceindikatoren zu lesen, und alles, was eine allgemeine technische Entscheidung braucht, wird im Forum vorgelegt und dort vor der Umsetzung verabschiedet.
Wer macht was?
Die operativen Rollen in diesem System und die Verantwortung jeder Rolle im Tagesgeschäft — weisen Sie sie Ihrem Team so zu oder passen Sie sie an Ihre Gegebenheiten an.
IT-Leiter
Überblickt das gesamte Board und ordnet die Anfragen in „Priorisierung“, verabschiedet die technischen Entscheidungen im Forum und prüft wöchentlich Mitarbeiterzufriedenheit und Serviceindikatoren.
Service-Desk-Koordinator
Nimmt Anfragen und Störungsmeldungen entgegen und erfasst sie als vollständige Karten, erledigt das Einfache sofort oder reicht das Komplexe an die Ingenieure weiter und verfolgt die Zufriedenheitsbestätigung.
Systemingenieure
Setzen die technischen Anfragen und Projektkarten um, aktualisieren die Karten in „Umsetzung“ und „Projekt“ und dokumentieren Lösungen und Konfigurationen in „Dokumentation“.
Koordinator IT-Beschaffung
Verfolgt die Beschaffung von Geräten, Lizenzen und Abonnements, erfasst deren Ausgaben laufend in den Forderungen und stimmt sich mit der Finanzabteilung bei Freigabe und Auszahlung ab.
Was ist ab dem ersten Tag für Sie vorbereitet?
Module des Systems
- Aufgaben — Ein Kanban-Board mit Workflow-Spalten und Ausführungskarten
- Chat — Der schnelle Kanal für die tägliche Abstimmung im Team
- Forum — Dokumentierte Diskussionen in geordneten Bereichen — Entscheidungen und Wissen gehen nie verloren
- Ankündigungen — Die offizielle Stimme der Geschäftsführung — Rundschreiben und Mitteilungen, die alle erreichen
- Zahlungen — Internes Geld mit strenger Vertraulichkeit — Zahlungen, Vorschüsse und Ausgaben
Forenbereiche (4)
- Verabschiedete technische EntscheidungenDokumentation der technischen Entscheidungen mit langfristiger Wirkung — verabschiedete Standards, gewählte Lösungen und verbotene Technologien — offizielle Referenz der Abteilung.
- Architektur & SystemeDiskussionen zum Design und zur Weiterentwicklung der Infrastruktur sowie Upgrade-Pläne, bevor sie zu Umsetzungskarten werden.
- Wiederkehrende Probleme & ihre LösungenAnalyse der Wurzeln von Störungen, die regelmäßig zurückkehren, und Vereinbarung dauerhafter Behebungen statt wiederholten Feuerlöschens.
- VerbesserungsprojekteInitiativen zur Weiterentwicklung der technischen Umgebung und Diskussion ihrer Wirtschaftlichkeit vor Verabschiedung und Umwandlung in Karten in „Projekt“.
«Arbeitsregeln in diesem System» — Im Forum angepinnt
1) Kein Service außerhalb des Boards: Jede Anfrage oder Störungsmeldung wird als Karte erfasst, egal wie klein sie ist. 2) Keine Karte geht in „Umsetzung“, bevor sie vom Abteilungsleiter in „Priorisierung“ eingeordnet wurde. 3) Technische Entscheidungen werden vor ihrer Umsetzung im Bereich „Verabschiedete technische Entscheidungen“ dokumentiert — der Chat dient nur der schnellen Abstimmung. 4) Jede Wartung, die Mitarbeiter betrifft, wird rechtzeitig vor ihrem Termin in den Ankündigungen bekannt gegeben. 5) Alle IT-Einkäufe und -Abonnements werden sofort bei Freigabe in den Forderungen erfasst. 6) Keine Arbeit gilt als abgeschlossen, bevor sie in „Dokumentation“ festgehalten ist.
Willkommens-Ankündigung: «Willkommen im System der IT-Abteilung»
Ab heute ist dieses System die Arbeitsweise der Abteilung: Jede Serviceanfrage oder Störungsmeldung kommt als Karte in „Anfrage“ und wandert über Priorisierung und Umsetzung bis zur Zufriedenheitsbestätigung; unsere technischen Entscheidungen werden im Forum dokumentiert, nicht im Chat, und Wartungshinweise erreichen die Mitarbeiter über die Ankündigungen. Erster Schritt: Erfasst die aktuell offenen Anfragen als Karten und lest das angepinnte Thema „Arbeitsregeln“ im Forum.
Ähnliche Systeme
Bereit? Ihr erstes Projekt ist zwei Minuten entfernt
Erstellen Sie jetzt Ihren kostenlosen Arbeitsbereich und laden Sie Ihr Team noch vor Tagesende ein.