Sistema de departamento de vehículos de la empresa

Cada vehículo tiene una tarjeta que se mueve según su estado: en «Asignación» se gestiona la asignación de los vehículos a los empleados y departamentos y las fechas de devolución, de modo que el responsable de flota sabe al instante dónde está cada vehículo y con quién. Las fechas del mantenimiento periódico y las averías de carretera entran en «Mantenimiento» con fechas de vencimiento y talleres autorizados, y se cierran con el número de factura y lo reparado. El consumo de combustible se registra en tarjetas periódicas en «Combustible» que revelan cualquier consumo anómalo que merezca una pregunta. Las fichas técnicas, el seguro y la inspección periódica son tarjetas de «Documentación» con avisos semanas antes de su vencimiento, para que ningún vehículo se detenga con un documento caducado. Y mensualmente, el coste de cada vehículo se reúne en «Coste» y la situación de la flota se resume en un «Informe» que se eleva a la dirección.

El chat es la línea abierta de los conductores: una avería urgente, un pequeño accidente o una petición de vehículo de sustitución llega al instante y se convierte en tarjeta cuando hace falta. En Pagos está el libro financiero de la flota: las facturas de combustible, mantenimiento, multas y seguro registradas en cada vehículo; así aparece con claridad qué vehículo ya cuesta más de lo que vale y merece ser sustituido, y qué conductor repite un consumo anómalo.

El responsable de flota es dueño del tablero: aprueba las asignaciones, programa el mantenimiento, revisa «Coste» mensualmente y recomienda la sustitución. Los conductores avisan por el chat y actualizan las tarjetas de sus vehículos con las lecturas y observaciones, y el contable administrativo coteja las facturas con Pagos y escala cualquier exceso. Las peticiones de vehículos nuevos de los departamentos entran en «Asignación» y se resuelven por prioridad y presupuesto, no por quién pidió primero.