Sistema de departamento de gestión de instalaciones
Un equipo de gestión de instalaciones que opera los edificios de la empresa y sus servicios diarios y controla sus costes.
La operación de los edificios del aviso al mantenimiento periódico, con un coste de operación claro por instalación.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
El mantenimiento periódico son tarjetas programadas en «Mantenimiento» con fechas de vencimiento por cada activo: climatización, ascensores, electricidad y fontanería. Los avisos de los empleados entran en «Aviso» en cuanto llegan y el supervisor técnico los evalúa: urgente, se asigna de inmediato; u ordinario, se incluye en el programa del día. Al asignarse pasa a «Ejecución», donde el técnico actualiza la tarjeta con lo realizado y los repuestos utilizados hasta el cierre. Los servicios diarios —limpieza, catering y seguridad— son tarjetas recurrentes en «Servicio diario» que se marcan como completadas cada día. Y al final del mes, los costes de cada instalación se reúnen en «Coste» y luego se resumen en un «Informe» mensual que se eleva a la dirección.
El chat es el canal de los avisos urgentes y la coordinación de campo: un aviso de una fuga o un corte llega de inmediato al técnico más cercano con una foto del lugar, que se mueve sin esperar un ciclo de correo. En Pagos se registra cada rial gastado en las instalaciones: repuestos, contratos de limpieza, mantenimiento externo y trabajos urgentes; cada gasto vinculado a su instalación, de modo que en «Coste» aparece qué edificio devora su presupuesto y qué contrato externo no merece renovarse.
El director de instalaciones reparte el trabajo, aprueba los cierres grandes y revisa «Coste» mensualmente; el supervisor técnico recibe los avisos, los clasifica y los asigna a los técnicos; los técnicos ejecutan y actualizan las tarjetas desde el lugar; y el coordinador de servicios gestiona las tarjetas de «Servicio diario» y se asegura del cumplimiento de los contratistas. El aviso del empleado comienza en el chat y se convierte en una tarjeta oficial que su autor sigue hasta el cierre: ningún aviso se pierde entre WhatsApp y las llamadas.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Director de instalaciones
Reparte las prioridades de trabajo y aprueba el cierre de los avisos grandes, y revisa el coste de operación mensual y decide la renovación de los contratos.
Supervisor técnico
Recibe los avisos y los clasifica como urgentes o programados, los asigna a los técnicos y mueve las tarjetas entre «Aviso» y «Ejecución».
Técnicos de mantenimiento
Ejecutan el mantenimiento periódico y los avisos desde el lugar, y actualizan las tarjetas con lo realizado y los repuestos consumidos.
Coordinador de servicios
Gestiona los servicios diarios de limpieza y catering en «Servicio diario», hace seguimiento del cumplimiento de los contratistas y recibe las observaciones de los empleados.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
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