Sistema de departamento de experiencia de los empleados de oficina
Un equipo de experiencia de los empleados de oficina que mejora el entorno diario de la oficina y mide la satisfacción de los empleados con él.
El entorno de la oficina como un producto que se gestiona: las necesidades de los empleados se escuchan, se preparan y su resultado se mide en satisfacción.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
Todo comienza en «Necesidad»: las peticiones y observaciones de los empleados sobre el entorno de trabajo —una sala de reuniones que no basta, un equipo que se estropea o una iluminación molesta— entran como tarjetas que recibe el coordinador de la oficina. Lo que se aprueba pasa a «Preparación» para ejecutarse: compra, reorganización, mantenimiento o cambio de procedimiento. Los servicios recurrentes —café, agua, papelería y recepción de visitas— son tarjetas periódicas en «Servicios» que se siguen a diario para que no se interrumpan. Mensualmente, el resultado se mide con tarjetas de «Satisfacción» mediante una breve encuesta cuyos resultados se registran en el tablero; los gastos se reúnen en «Coste»; y luego se eleva un resumen de la situación en un «Informe» periódico a la dirección.
El chat es la recepción virtual: una petición urgente de una sala de reuniones o una observación sobre el servicio del día llega al instante, y lo que lo merece se convierte en una tarjeta oficial que su autor sigue. En Pagos se controla el presupuesto del bienestar de oficina: las compras de catering, papelería y equipamiento de salas registradas partida a partida; así el coordinador sabe cuándo se acerca al techo del mes y ofrece las alternativas inteligentes en lugar de cortar el servicio de repente.
El coordinador de la oficina es el corazón del sistema: recibe las necesidades, ordena sus prioridades y mueve las tarjetas hasta cerrarlas con una respuesta a su autor. El responsable de servicios gestiona las tarjetas diarias de «Servicios» y sigue a los proveedores, y el responsable de compras ejecuta lo que requiere compra y lo registra en Pagos. Los resultados de «Satisfacción» se leen en una breve reunión mensual que decide qué entra en «Necesidad» en el próximo ciclo: un círculo cerrado que no se detiene.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Coordinador de la oficina
Recibe las necesidades de los empleados y ordena sus prioridades, mueve las tarjetas hasta el cierre y responde a los autores de las peticiones con lo realizado.
Responsable de servicios
Gestiona los servicios diarios de catering, papelería y recepción en «Servicios», sigue a los proveedores y garantiza que ningún servicio se interrumpa.
Responsable de compras
Ejecuta las solicitudes de compra aprobadas en «Preparación», compara las ofertas de los proveedores y registra cada gasto en Pagos con su concepto.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
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