Sistema de departamento de documentación de procedimientos
Equipos que construyen los procedimientos de trabajo escritos, los actualizan y los publican a la empresa en versiones aprobadas.
El ciclo del procedimiento de la idea al archivo: redacción, revisión de los departamentos, aprobación, publicación oficial y actualización anual.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
Cada necesidad de un procedimiento documentado —nuevo o actualización de uno existente— entra como tarjeta en la columna «Procedimiento», donde el solicitante define el ámbito del procedimiento, el problema que resuelve y los departamentos afectados. El redactor de procedimientos toma la tarjeta a «Redacción» y formula el primer borrador con la plantilla aprobada: finalidad, ámbito, pasos, responsabilidades y formularios adjuntos. El borrador pasa a «Revisión», donde cada departamento afectado aporta sus observaciones en la tarjeta dentro de un plazo definido; luego a «Aprobación» ante el directivo facultado para firmar. Tras la aprobación pasa a «Publicación» y se anuncia oficialmente a la empresa, y permanece vigente hasta la fecha de «Actualización» anual, que revisa su vigencia: o renovación, o modificación con un ciclo nuevo, o envío a «Archivo» para los procedimientos derogados conservando su versión para consulta.
El foro acoge el debate documentado sobre los procedimientos: las observaciones de los departamentos sobre los borradores se debaten en el hilo del procedimiento para que no se pierdan en respuestas dispersas, y las propuestas de mejora de quienes los practican se reúnen allí para alimentar el ciclo de actualización anual. Los Anuncios son el único canal oficial de publicación: el procedimiento no entra en vigor sino con un anuncio que menciona su número, su versión y su fecha de entrada en vigor, para que nadie trabaje con una versión antigua que le llegó por error.
El flujo de información es riguroso: cualquier empleado propone un procedimiento o una actualización en «Procedimiento»; los redactores de procedimientos lo formulan; los directivos implicados revisan dentro del plazo de revisión, no después; y el director de documentación aprueba la publicación y mantiene el registro de versiones: todo procedimiento vigente tiene una única versión aprobada, y lo demás es archivo. Así termina la era de los procedimientos contradictorios que circulaban por correo y grupos.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Director de documentación
Supervisa el tablero completo: reparte la redacción, fija los plazos de revisión, aprueba la publicación y mantiene el registro de versiones y el archivo.
Redactores de procedimientos
Formulan los borradores con la plantilla aprobada en la columna «Redacción» e integran las observaciones de la revisión antes de la aprobación.
Directivos implicados
Revisan los borradores que afectan a sus departamentos en «Revisión» dentro del plazo, y aprueban lo que corresponde a sus competencias en «Aprobación».
Coordinador de publicación
Anuncia los procedimientos aprobados en Anuncios con el número de versión y la fecha de entrada en vigor, y retira de circulación las versiones derogadas.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Foro — Debates documentados en secciones organizadas: decisiones y conocimiento que nunca se pierden
- Anuncios — La voz oficial de la dirección: circulares y avisos que llegan a todos
Secciones del foro (3)
- Borradores en revisiónUn hilo por cada borrador de procedimiento en el que se debaten las observaciones de los departamentos antes de la aprobación: debate documentado en lugar de respuestas dispersas.
- Propuestas de procedimientos nuevosNecesidades documentadas que elevan quienes practican el trabajo: procedimientos que faltan o pasos que fallan y necesitan documentación.
- Observaciones de aplicaciónLo que la aplicación real revela como deficiencias en los procedimientos vigentes: alimenta el ciclo de actualización anual.
«Reglas de trabajo en este sistema» — Fijado en el foro
1. Ningún procedimiento está en vigor sin un anuncio oficial que mencione el número de versión y la fecha de entrada en vigor: lo que circule fuera del sistema no es vinculante. 2. La revisión tiene un plazo definido en la tarjeta: el silencio del departamento tras su vencimiento equivale a la aceptación del borrador. 3. Toda observación sobre un borrador se debate en su hilo del foro, no en el correo ni en los grupos. 4. La actualización anual es obligatoria: un procedimiento cuya fecha de revisión haya pasado se congela hasta que se renueve o se archive. 5. El archivo es solo para consulta: trabajar con una versión archivada es una infracción que se documenta a su autor.
Anuncio de bienvenida: «Bienvenidos al sistema de documentación de procedimientos»
A partir de hoy, los procedimientos de trabajo escritos se gestionan aquí: cada procedimiento es una tarjeta que pasa por redacción, revisión y aprobación, y no entra en vigor sino con un anuncio oficial desde este canal que menciona su número de versión y su fecha de entrada en vigor. Primer paso: revisen los procedimientos con los que trabajan actualmente; el que no tenga versión aprobada, regístrenlo como tarjeta en la columna «Procedimiento» para que entre en el ciclo de documentación.
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