Sistema de departamento de cumplimiento normativo
Equipos que siguen los requisitos de los organismos reguladores del sector y cierran las brechas antes de la inspección oficial.
Un registro vivo de requisitos normativos: brechas diagnosticadas, tratamientos documentados y preparación para la inspección probada con evidencias.
Sin tarjeta de crédito: tu proyecto queda listo con el sistema completo en un minuto
Así llegará el tablero del sistema: columnas de flujo de trabajo y tarjetas iniciales que muestran los primeros pasos
¿Cómo fluye el trabajo en este sistema?
Cada requisito normativo de un organismo oficial —una licencia, una norma obligatoria, un requisito sectorial— entra como tarjeta en la columna «Requisito», donde se documentan el organismo emisor, el texto del requisito y su fecha de entrada en vigor. El responsable de cumplimiento analiza la situación actual de la empresa frente a él y mueve la tarjeta a «Brecha» si hay una deficiencia, documentando la brecha con precisión: qué falta, dónde y qué departamento es su dueño. La tarjeta pasa a «Tratamiento», donde se ejecuta el plan de cierre de la brecha con tareas y plazos en la tarjeta; luego a «Documentación» para reunir las evidencias que prueban el tratamiento: contratos, certificados, registros, fotos. Una vez completas las evidencias, la tarjeta queda en «Preparación» lista para cualquier inspección del organismo; se revisa periódicamente y se cierra en «Informe» con la posición de cumplimiento mensual para la dirección.
El chat es para coordinar los tratamientos entre departamentos: pedir un documento a Operaciones, una consulta jurídica sobre la interpretación de un requisito o el seguimiento de un tratamiento atrasado. Las interpretaciones de los requisitos y las posiciones aprobadas se documentan en el foro: cuando el organismo supervisor pregunte dentro de un año por nuestra posición ante un requisito, responderemos desde un registro documentado, no desde la memoria de las personas. Los Anuncios trasladan a la empresa todo requisito nuevo o modificación normativa en cuanto se emite, junto con el primer paso requerido.
En Pagos se hace seguimiento del dinero del cumplimiento: las tarifas de las licencias y sus renovaciones con sus fechas para que ninguna licencia caiga por un pago atrasado, y las sanciones normativas, si se producen, se registran y se siguen hasta el cierre, documentando su causa para evitar la repetición.
El responsable de cumplimiento es dueño del tablero y revisa «Preparación» antes de cualquier inspección prevista; Legal dictamina sobre la interpretación de los requisitos ambiguos y documenta su opinión en el foro; y Operaciones ejecuta los tratamientos de campo. Ninguna tarjeta llega a «Preparación» sin que sus evidencias en «Documentación» estén completas: la preparación es una afirmación que se prueba con documentos.
¿Quién hace qué?
Los roles operativos de este sistema y la responsabilidad de cada uno en el trabajo diario: asígnalos a tu equipo tal cual o adáptalos a vuestra realidad.
Responsable de cumplimiento
Es dueño del tablero de «Requisito» a «Informe»: diagnostica las brechas, hace seguimiento de los tratamientos y revisa «Preparación» antes de cualquier inspección normativa.
Asesoría jurídica
Interpreta los requisitos ambiguos y documenta la opinión jurídica en el foro, y revisa las evidencias en «Documentación» antes de declarar la preparación.
Representantes de operaciones
Ejecutan los tratamientos de campo de las brechas en sus departamentos y suben las evidencias de cierre a las tarjetas.
Finanzas
Paga las tarifas de las licencias en sus fechas y registra las sanciones en Pagos con seguimiento de sus causas.
¿Qué se prepara para ti desde el primer día?
Unidades del sistema
- Tareas — Un tablero kanban con columnas de flujo de trabajo y tarjetas de ejecución
- Chat — El canal rápido de coordinación diaria del equipo
- Foro — Debates documentados en secciones organizadas: decisiones y conocimiento que nunca se pierden
- Anuncios — La voz oficial de la dirección: circulares y avisos que llegan a todos
- Vencimientos — El dinero interno con estricta privacidad: vencimientos, anticipos y gastos
Secciones del foro (3)
- Interpretación de requisitosLa opinión aprobada sobre la interpretación de cada requisito ambiguo: una referencia unificada que evita interpretaciones contradictorias entre departamentos.
- Posiciones de los organismos reguladoresDocumentación de las observaciones de los organismos supervisores en sus visitas y de nuestras respuestas: el registro de la relación con cada organismo.
- Actualizaciones normativasSeguimiento de las nuevas modificaciones normativas y de su efecto sobre nuestros requisitos vigentes.
«Reglas de trabajo en este sistema» — Fijado en el foro
1. Todo requisito normativo vigente tiene una tarjeta actualizada: lo que no está en el sistema, no podemos probar su cumplimiento. 2. Ninguna tarjeta pasa a «Preparación» sin las evidencias de «Documentación» completas y su revisión jurídica registrada. 3. Las interpretaciones de los requisitos se aprueban en el foro; ningún departamento interpreta por su cuenta. 4. Las tarifas de licencias y las sanciones se registran en Pagos con sus fechas; la caída de una licencia por pago atrasado es una observación crítica. 5. Cualquier observación de un organismo supervisor se documenta en el foro el día de su recepción, con el plan de respuesta.
Anuncio de bienvenida: «Bienvenidos al sistema de cumplimiento normativo»
Este sistema es nuestro registro oficial de cumplimiento: cada requisito normativo es una tarjeta que se mueve del diagnóstico de la brecha al tratamiento y a la documentación hasta la preparación, y todo requisito nuevo o modificación normativa se anuncia desde aquí en cuanto se emite. Primer paso: registren los requisitos vigentes sobre sus departamentos como tarjetas en la columna «Requisito»; y quien tenga una duda sobre la interpretación de un requisito, que la plantee en la sección «Interpretación de requisitos» del foro.
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