Système d'achats informatiques

Chaque achat commence par une carte en « Demande », où sont enregistrés le besoin du service demandeur, les spécifications requises, la quantité et la justification. La carte passe en « Offres », où le responsable des achats rassemble les offres des fournisseurs et les compare techniquement et financièrement sur la carte elle-même, puis en « Validation » pour l'accord du directeur du département et de la finance. Après validation, elle passe en « Achat » pour l'émission du bon de commande et le suivi de la livraison, puis en « Réception », où la livraison est inspectée, rapprochée de la commande et remise au service bénéficiaire. Les matériels et licences reçus sont enregistrés en « Inventaire » pour que l'entreprise sache ce qu'elle possède et où se trouve chaque élément, et les abonnements et licences sont suivis en « Renouvellement » avec leurs dates d'expiration, afin qu'aucun service ne s'interrompe soudainement.

La discussion sert à la coordination rapide : questions de disponibilité et de spécifications avec les services demandeurs, suivi des dates de livraison et coordination de la réception et du rapprochement. Les créances sont le registre financier du département : le montant de chaque offre, bon de commande et facture d'abonnement est enregistré sur sa carte en toute confidentialité ; le département connaît ainsi ses engagements à venir et les dépenses annuelles de licences, sans recourir aux registres de la finance ni attendre ses états.

Le service demandeur remonte son besoin documenté ; le responsable des achats rassemble les offres et remonte sa recommandation ; le directeur du département valide les spécifications techniques avant la présentation à la finance. Après la réception, le responsable actualise l'inventaire au fil de l'eau, et les alertes de « Renouvellement » précèdent l'expiration des licences avec assez d'avance pour demander une nouvelle validation — aucun service ne s'arrête et aucune pénalité de retard n'est payée.