अकाउंट्स पेएबल (विक्रेता खाते) विभाग सिस्टम

हर विक्रेता चालान मिलते ही अटैचमेंट के साथ “चालान” कॉलम में कार्ड के रूप में दर्ज होता है और “मिलान” में जाता है, जहाँ त्रि-मार्गी मिलान होता है: चालान, खरीद आदेश और गुड्स रिसीप्ट — मात्रा या कीमत का कोई अंतर कार्ड को तब तक रोकता है, जब तक वह विक्रेता या खरीद विभाग के साथ सुलझ न जाए। साफ़ मिलान के बाद वह वित्त निदेशक के हस्ताक्षर के लिए “स्वीकृति” में जाता है; फिर “निर्धारित” में, जहाँ वह देय तिथि, विक्रेता प्राथमिकता और तरलता स्थिति के अनुसार भुगतान योजना में डाला जाता है; ट्रांसफ़र निष्पादित होने पर वह ट्रांसफ़र संदर्भ के साथ “भुगतानित” में जाता है; और “रिपोर्ट” में जुटता है, जो लेनदार बक़ाया, उसकी उम्र और प्राप्त शीघ्र भुगतान छूट दिखाती है।

देयताएँ हर विक्रेता का बक़ाया दर्ज करती हैं: चालान स्वीकृति पर डेबिट एंट्री, भुगतान निष्पादित होने पर उसकी प्रतिविपरीत एंट्री, और कोई अर्जित छूट या अग्रिम भुगतान विक्रेता के शेष में तुरंत दिखता है। इस तरह टीम किसी भी बातचीत या नए अनुरोध से पहले हर विक्रेता की स्थिति सटीक रूप से जानती है — बिखरी बही-खातों या फ़ाइलों में जाए बिना।

चैट त्वरित समन्वय की सेवा करती है: मात्रा अंतर के बारे में खरीद विभाग की पूछताछ, तरलता दबाव की ख़ज़ाना चेतावनी जो पुनर्शेड्यूलिंग माँगती है, या अपने चालान की स्थिति पूछते विक्रेता का जवाब — सटीक जवाब, क्योंकि उसकी स्थिति बोर्ड पर दिख रही है। काम विक्रेता लेखाकार से बहता है, जो प्राप्त करता और मिलान करता है; समीक्षक तक, जो मिलान स्वीकृत करता है; वित्त निदेशक तक — स्वीकृति के लिए; और ख़ज़ाना प्रभारी तक — “निर्धारित” तिथियों पर निष्पादन के लिए।