सेवा-क्रय विभाग प्रणाली

हर सेवा-ज़रूरत — आवधिक रखरखाव, सफ़ाई, परामर्श, ठेका-कार्य — “अनुरोध” कॉलम में कार्ड बनती है, जिसमें अनुरोधी विभाग अपेक्षित कार्य-क्षेत्र, क्रियान्वयन-स्थल और अनुमानित अवधि बताता है। सेवा-क्रय अधिकारी उसे “कोटेशन” में ले जाता है — सेवा-प्रदाताओं से प्रस्ताव जुटाने के लिए, ऐसी तुलना के साथ जो सिर्फ़ मूल्य पर न रुके बल्कि अनुभव, स्टाफ़ और क्रियान्वयन-अवधि भी देखे। चयन के बाद कार्ड “अनुबंध” में जाता है, जहाँ कार्य-क्षेत्र, सेवा-स्तर और भुगतान-शर्तें तैयार होकर हस्ताक्षरित होती हैं; फिर सेवा-अवधि भर “क्रियान्वयन”, कार्ड पर दर्ज नियमित निगरानी के साथ। काम पूरा होने पर “प्राप्ति” में लाभार्थी विभाग नतीजे का निरीक्षण कर स्वीकृति-पावती पर हस्ताक्षर करता है; फिर सेवा-प्रदाता के प्रदर्शन के दस्तावेज़ीकरण के लिए “मूल्यांकन”; और अंत में देयता के भुगतान के लिए “चालान”।

चैट दैनिक क्रियान्वयन का समन्वय करती है: रखरखाव टीम के पहुँचने का समय, साइट-तैयारी पर सेवा-प्रदाता की जिज्ञासा, या क्रियान्वयन के दौरान प्रदर्शन की कमी पर लाभार्थी विभाग की रिपोर्ट। प्राप्ति या भुगतान पर असर डालने वाली टिप्पणियाँ बातचीत में नहीं, कार्ड पर दर्ज होती हैं।

देयताएँ सेवाओं का धन संभालती हैं: हस्ताक्षर पर अग्रिम, क्रियान्वयन-चरणों से बंधे भुगतान, और प्राप्ति तक रोका गया अंतिम देय — सब सेवा-प्रदाता पर दर्ज होते हैं और भुगतान से पहले स्वीकृति-पावतियों से मिलाए जाते हैं। कोई अंतिम भुगतान नहीं, जब तक सेवा-कार्ड लाभार्थी विभाग के हस्ताक्षर के साथ “प्राप्ति” में न हो।

सेवा-क्रय अधिकारी कार्ड के मालिक “अनुरोध” से “अनुबंध” तक होते हैं; लाभार्थी विभाग “क्रियान्वयन” की निगरानी कर अपनी टिप्पणियाँ दर्ज करता है और वास्तविक निरीक्षण के बाद — भरोसे पर नहीं — “प्राप्ति” पर हस्ताक्षर करता है। “मूल्यांकन” कॉलम सेवा-प्रदाताओं का रिकॉर्ड बनाता है: अगले कोटेशन में किसे बुलाया जाए और किसे बाहर रखा जाए; और वित्त “चालान” में केवल पूर्ण दस्तावेज़ों पर ही भुगतान करता है।