Sistem Perusahaan Pemeliharaan Gedung
Perusahaan pemeliharaan gedung dengan kontrak berkala untuk fasilitas, laporan harian, dan tim teknis lapangan.
Laporan sebagai kartu dari penerimaan hingga penagihan, dengan waktu respons terpantau dan jadwal pemeliharaan preventif yang diumumkan kepada klien.
Tanpa kartu kredit — proyek Anda disiapkan dengan sistem lengkap dalam satu menit
Beginilah papan sistem yang akan Anda terima: kolom alur kerja dan kartu awal yang menunjukkan langkah pertama
Bagaimana pekerjaan berjalan dalam sistem ini?
Setiap laporan masuk sebagai kartu di “Laporan” dari klien atau dari jadwal pemeliharaan preventif, dengan lokasi, deskripsi, dan prioritas yang terdokumentasi. Koordinator laporan mengarahkan teknisi yang tepat sehingga kartu berpindah ke “Diagnosis” tempat teknisi memeriksa kerusakan dan menentukan suku cadang serta estimasi biaya, kemudian “Perbaikan” setelah persetujuan klien bila perbaikan di luar kontrak, lalu “Konfirmasi Klien” agar klien memastikan kerusakan hilang dan berkomentar pada kartu, dan terakhir “Penutupan & Penagihan” dengan menerbitkan faktur atau memotong kunjungan dari kontrak berkala.
Obrolan mengoordinasikan pergerakan teknisi: koordinator laporan meneruskan alamat atau menanyakan suku cadang di mobil teknisi, dan teknisi mengunggah foto sebelum dan sesudah dari lokasi. Pengumuman membawa jadwal pemeliharaan preventif bagi klien: jadwal kunjungan berkala mendatang untuk tiap fasilitas diterbitkan lebih dulu agar klien menyiapkan lokasinya, serta setiap edaran resmi tentang perubahan harga kontrak atau jam kerja di musim libur dan hari raya.
Tagihan mencatat upah teknisi dan suku cadang untuk tiap laporan, sehingga perusahaan tahu laba tiap kontrak pemeliharaan secara terpisah — kontrak yang menguras suku cadang dan kunjungan dihargai ulang saat perpanjangan dengan angka terdokumentasi. Koordinator laporan memantau kartu “Laporan” dan “Diagnosis” setiap jam karena waktu respons adalah tolok ukur kepuasan dalam kontrak, dan setiap laporan darurat melompat antrean dengan tanda prioritas jelas yang dilihat semua orang.
Siapa mengerjakan apa?
Peran operasional dalam sistem ini dan tanggung jawab masing-masing peran dalam alur kerja harian — tetapkan ke tim Anda apa adanya atau sesuaikan dengan kondisi Anda.
Koordinator Laporan
Menerima laporan dan mendistribusikannya kepada teknisi sesuai spesialisasi dan lokasi, memantau waktu respons pada kartu “Laporan” dan “Diagnosis”, dan segera mengeskalasi keadaan darurat.
Teknisi Lapangan
Mendiagnosis kerusakan dan melaksanakan perbaikan, mengunggah foto sebelum dan sesudah pada kartu, dan mendokumentasikan suku cadang yang diganti untuk penagihan.
Petugas Kontrak
Mengelola jadwal pemeliharaan preventif dan menerbitkan jadwalnya di Pengumuman, serta memantau kepuasan klien di “Konfirmasi Klien” dan perpanjangan kontrak.
Apa yang disiapkan untuk Anda sejak hari pertama?
Unit sistem
- Tugas — Papan kanban dengan kolom alur kerja dan kartu eksekusi
- Chat — Saluran koordinasi harian tim yang cepat
- Pengumuman — Suara resmi manajemen — sirkular dan peringatan yang menjangkau semua orang
- Iuran — Uang internal dengan privasi ketat — iuran, kasbon, dan pengeluaran
Pengumuman selamat datang: «Selamat Datang di Sistem Pemeliharaan»
Mulai hari ini setiap laporan adalah kartu yang bergerak dari penerimaan hingga Penutupan & Penagihan, dan waktu respons kita terlihat oleh semua orang di papan. Mulailah dengan mencatat laporan hari ini dan kontrak pemeliharaan berjalan, dan terbitkan jadwal kunjungan preventif mendatang di Pengumuman agar klien menyiapkan lokasinya.
Sistem yang mirip dengan ini
Siap? Proyek pertama Anda hanya dua menit lagi
Buat ruang kerja gratis Anda sekarang, dan undang tim Anda sebelum hari berakhir.