Sistem Departemen Acara Perusahaan
Tim yang menyelenggarakan acara internal dan eksternal perusahaan, dari brief hingga penyelesaian biaya.
Setiap acara satu kartu: brief, persiapan, vendor, eksekusi, evaluasi, dan biaya — tidak ada detail yang hilang.
Tanpa kartu kredit — proyek Anda disiapkan dengan sistem lengkap dalam satu menit
Beginilah papan sistem yang akan Anda terima: kolom alur kerja dan kartu awal yang menunjukkan langkah pertama
Bagaimana pekerjaan berjalan dalam sistem ini?
Setiap acara dimulai sebagai kartu di kolom “Brief” yang ditulis manajer acara: tujuan, perkiraan jumlah hadirin, anggaran, tanggal, dan tempat. Kartu berpindah ke “Persiapan” tempat para koordinator mengerjakan daftar periksa: pemesanan, perizinan, perlengkapan teknis, dan jamuan, lalu ke “Vendor” untuk memantau kontrak dan penyerahan beserta jadwalnya pada kartu. Pada hari acara kartu bergerak ke “Eksekusi” dan daftar operasional lapangan dikelola darinya, setelah itu “Evaluasi” untuk mengumpulkan kepuasan hadirin dan catatan tim, dan ditutup di “Biaya” dengan mencocokkan pengeluaran aktual dengan anggaran yang disetujui.
Obrolan adalah kanal koordinasi lapangan saat eksekusi — vendor terlambat atau perubahan susunan acara langsung menjangkau seluruh tim. Pengumuman menjangkau karyawan lainnya: undangan acara internal, pengingat, dan instruksi kehadiran diterbitkan dari sini, bukan dari pesan yang tersebar.
Kewajiban mengelola keuangan acara secara privat: kewajiban setiap vendor dan pembayarannya, pengeluaran acara butir demi butir, dan sisa anggarannya. Saat kartu tiba di “Biaya”, angka-angkanya sudah siap untuk dicocokkan dan ditutup, alih-alih mengumpulkan faktur berminggu-minggu setelah acara berakhir.
Siapa mengerjakan apa?
Peran operasional dalam sistem ini dan tanggung jawab masing-masing peran dalam alur kerja harian — tetapkan ke tim Anda apa adanya atau sesuaikan dengan kondisi Anda.
Manajer Acara
Menulis brief setiap acara dan menyetujui anggarannya, meninjau evaluasi setelah eksekusi, dan mengesahkan penutupan biaya akhir.
Koordinator Acara
Mengelola kartu “Persiapan” dengan daftar periksa pemesanan, perizinan, dan perlengkapan, serta memimpin eksekusi lapangan pada hari acara.
Koordinator Vendor
Menerima penawaran vendor dan memantau kontrak serta penyerahan di kolom “Vendor”, dan mencatat kewajiban serta pembayaran mereka di Kewajiban.
Penanggung Jawab Laporan dan Biaya
Mengumpulkan angka kehadiran dan kepuasan di “Evaluasi”, dan mencocokkan faktur dengan anggaran di “Biaya” sebelum kartu ditutup.
Apa yang disiapkan untuk Anda sejak hari pertama?
Unit sistem
- Tugas — Papan kanban dengan kolom alur kerja dan kartu eksekusi
- Chat — Saluran koordinasi harian tim yang cepat
- Pengumuman — Suara resmi manajemen — sirkular dan peringatan yang menjangkau semua orang
- Iuran — Uang internal dengan privasi ketat — iuran, kasbon, dan pengeluaran
Pengumuman selamat datang: «Selamat Datang di Sistem Acara Perusahaan»
Mulai hari ini setiap acara dikelola di sini: kartu yang bergerak dari “Brief” ke “Biaya”, koordinasi lapangan di Obrolan, dan kewajiban vendor di Kewajiban. Mulailah dengan memasukkan acara-acara mendatang sebagai kartu di kolom “Brief” beserta tanggal dan anggarannya; undangan dan pengingat untuk karyawan akan diterbitkan melalui Pengumuman dari sistem ini.
Sistem yang mirip dengan ini
Siap? Proyek pertama Anda hanya dua menit lagi
Buat ruang kerja gratis Anda sekarang, dan undang tim Anda sebelum hari berakhir.