Sistem Departemen Manajemen Fasilitas

Pemeliharaan berkala berupa kartu terjadwal di “Pemeliharaan” dengan tanggal jatuh tempo untuk setiap aset: AC, lift, kelistrikan, dan plumbing. Laporan karyawan masuk ke “Laporan” segera saat diterima dan dinilai oleh supervisor teknis: darurat — ditugaskan seketika, atau biasa — dimasukkan ke jadwal hari itu. Saat penugasan, kartu berpindah ke “Eksekusi”, tempat teknisi memperbarui kartu dengan apa yang dikerjakan dan suku cadang yang terpakai hingga penutupan. Layanan harian — kebersihan, jamuan, dan keamanan — berupa kartu berulang di “Layanan Harian” yang ditandai tuntas setiap hari. Di akhir bulan, biaya setiap fasilitas dihimpun di “Biaya” lalu diringkas dalam “Laporan Bulanan” yang diangkat ke manajemen.

Obrolan adalah saluran laporan darurat dan koordinasi lapangan: laporan kebocoran atau pemadaman sampai seketika ke teknisi terdekat beserta foto lokasi, sehingga ia bergerak tanpa menunggu putaran email. Hak Anggota mencatat setiap rupiah yang dibelanjakan untuk fasilitas: suku cadang, kontrak kebersihan, pemeliharaan eksternal, dan pekerjaan darurat — setiap pengeluaran terikat pada fasilitasnya, sehingga di “Biaya” terlihat gedung mana yang menelan anggarannya dan kontrak eksternal mana yang tidak layak diperpanjang.

Manajer fasilitas mendistribusikan pekerjaan, menyetujui penutupan besar, dan meninjau “Biaya” setiap bulan; supervisor teknis menerima laporan, mengklasifikasikannya, dan menugaskannya ke teknisi; para teknisi mengeksekusi dan memperbarui kartu dari lokasi; dan koordinator layanan mengelola kartu “Layanan Harian” serta memastikan kepatuhan kontraktor. Laporan karyawan dimulai di Obrolan dan berubah menjadi kartu resmi yang dipantau pelapornya hingga penutupan — tidak ada laporan yang hilang di antara WhatsApp dan panggilan telepon.