Sistem Manajemen Properti Terpadu

Setiap unit dalam portofolio dikelola sebagai kartu yang bergerak melalui siklus penuhnya: dimulai di “Kosong” saat unit kosong, berpindah ke “Ditawarkan” begitu diiklankan dan peninjauan mulai diterima, lalu ke “Tersewa” segera setelah kontrak ditandatangani dan kunci diserahkan. Selama kontrak berjalan, kartu melewati “Pemeliharaan” setiap ada laporan, dan kembali ke “Tersewa” setelah perbaikan; sembilan puluh hari sebelum kontrak berakhir kartu berpindah ke “Perpanjangan” untuk bernegosiasi dengan penyewa — lalu kembali tersewa dengan kontrak baru, atau berpindah ke “Pengosongan” untuk menerima kembali unit, memeriksanya, dan mengembalikannya menjadi kosong.

Tagihan adalah buku keuangan portofolio: sewa yang jatuh tempo dicatat setiap bulan pada tiap kontrak, apa yang tertagih dan yang terlambat, serta pengeluaran pemeliharaan dan komisi dibukukan pada properti yang membelanjakannya — sehingga manajer portofolio tahu pendapatan bersih tiap properti dan rasio penagihannya tanpa membuka buku pemilik. Obrolan adalah kanal laporan cepat: laporan kebocoran dari penyewa atau pengaturan jadwal peninjauan; sedangkan Pengumuman dipakai untuk pengingat jadwal resmi bagi penyewa seperti jadwal pembayaran, pekerjaan pemeliharaan umum, dan pemberitahuan pengosongan.

Ketiga peran bekerja terpadu pada kartu yang sama: petugas sewa menggerakkan unit dari “Ditawarkan” ke “Tersewa” dan mencatat data penyewa; akuntan penagihan memantau kolom “Tersewa”, membukukan pembayaran di Tagihan, dan mengingatkan yang menunggak; koordinator pemeliharaan menerima laporan dari Obrolan dan membuka kartu di “Pemeliharaan” hingga ditutup. Manajer portofolio membuka papan setiap pagi dan mengetahui okupansi, tunggakan, dan laporan terbuka dalam satu pandangan, lalu menyampaikan laporan bulanan kepada setiap pemilik tentang propertinya.