Sistem Departemen Hubungan Masyarakat
Tim yang mengelola citra perusahaan di media: pemantauan, cerita, siaran pers, distribusi, dan liputan.
Dari memantau apa yang dikatakan tentang perusahaan hingga laporan bulanan untuk manajemen — siklus hubungan masyarakat yang terdokumentasi penuh.
Tanpa kartu kredit — proyek Anda disiapkan dengan sistem lengkap dalam satu menit
Beginilah papan sistem yang akan Anda terima: kolom alur kerja dan kartu awal yang menunjukkan langkah pertama
Bagaimana pekerjaan berjalan dalam sistem ini?
Di kolom “Pemantauan” dikumpulkan kartu-kartu tentang apa yang dikatakan mengenai perusahaan, industri, dan pesaing serta peluang tampil di media; penanggung jawab pemantauan mengunggahnya setiap hari beserta sumbernya. Cerita yang layak terbit berpindah ke “Cerita” tempat sudut pandangnya dibangun dan materinya dikumpulkan, lalu ke “Siaran Pers” untuk menyusun rilis atau berita secara jurnalistik dan disahkan oleh manajer humas sebelum keluar. Setelah disahkan kartu berpindah ke “Distribusi” tempat koordinator media mengirimkannya ke daftar jurnalis dan menindaklanjuti tanggapan, kemudian ke “Liputan” untuk mendokumentasikan apa yang terbit beserta tautannya, dan ringkasan bulan dikumpulkan dalam “Laporan Bulanan” yang diserahkan ke manajemen.
Obrolan untuk koordinasi cepat dan permintaan persetujuan mendesak — terutama dalam situasi sensitif yang tidak bisa menunggu. Forum adalah memori terdokumentasi departemen: bank cerita siap pakai, arsip liputan beserta tautannya, dan dokumentasi krisis terdahulu serta cara penanganannya untuk dirujuk tim saat dibutuhkan.
Informasi mengalir naik dan turun: penanggung jawab pemantauan mengunggah hal penting sebagai kartu, penulis mengubahnya menjadi cerita dan siaran pers, koordinator media mengelola distribusi dan hubungan dengan jurnalis, dan manajer humas mengesahkan setiap rilis sebelum keluar serta menyampaikan laporan bulanan. Tidak ada rilis yang keluar tanpa persetujuan, dan tidak ada liputan yang hilang tanpa dokumentasi.
Siapa mengerjakan apa?
Peran operasional dalam sistem ini dan tanggung jawab masing-masing peran dalam alur kerja harian — tetapkan ke tim Anda apa adanya atau sesuaikan dengan kondisi Anda.
Manajer Hubungan Masyarakat
Mengesahkan setiap rilis sebelum didistribusikan, menentukan prioritas cerita berdasarkan hasil pemantauan, dan menyampaikan laporan bulanan ke manajemen.
Penulis Konten Media
Mengubah cerita menjadi rilis dan berita dengan gaya jurnalistik di kolom “Siaran Pers”, dan menyiapkan materi pendukung untuk setiap kartu.
Koordinator Media
Mengelola daftar jurnalis, mendistribusikan rilis, dan menindaklanjuti tanggapan di “Distribusi”, serta mendokumentasikan liputan dan tautannya pada kartu.
Penanggung Jawab Pemantauan
Memantau setiap hari apa yang diterbitkan tentang perusahaan, pesaing, dan industri, serta mengunggah yang penting sebagai kartu di kolom “Pemantauan” beserta sumber dan penilaian awal tingkat kepentingannya.
Apa yang disiapkan untuk Anda sejak hari pertama?
Unit sistem
- Tugas — Papan kanban dengan kolom alur kerja dan kartu eksekusi
- Chat — Saluran koordinasi harian tim yang cepat
- Forum — Diskusi terdokumentasi dalam bagian-bagian teratur — keputusan dan pengetahuan tak pernah hilang
Bagian forum (4)
- Bank CeritaCerita dan sudut pandang media yang layak terbit, dikumpulkan dari berbagai departemen perusahaan — dirujuk penulis saat membutuhkan materi.
- Arsip LiputanLiputan penting terdokumentasi beserta tautan dan konteksnya — referensi saat menyusun laporan atau menjawab pertanyaan.
- Krisis dan PeristiwaDokumentasi peristiwa media yang sensitif: apa yang terjadi, bagaimana kita menanganinya, dan apa pelajarannya.
- Relasi MediaCatatan tentang jurnalis dan platform yang kita tangani serta materi yang cocok untuk masing-masing.
«Aturan Kerja dalam Sistem Ini» — Disematkan di forum
1) Tidak ada rilis yang keluar ke media tanpa persetujuan manajer humas yang terdokumentasi pada kartunya. 2) Setiap liputan didokumentasikan beserta tautannya di kolom “Liputan” dalam waktu satu hari setelah terbit. 3) Peristiwa sensitif dibahas di Obrolan demi kecepatan, lalu keputusannya didokumentasikan di bagian “Krisis dan Peristiwa” di Forum. 4) Pemantauan harian wajib setiap pagi — yang layak diunggah menjadi kartu, yang tidak diarsipkan. 5) Laporan bulanan diserahkan tepat waktu meski bulannya tenang — ketenangan itu sendiri adalah hasil yang layak disebut.
Sistem yang mirip dengan ini
Siap? Proyek pertama Anda hanya dua menit lagi
Buat ruang kerja gratis Anda sekarang, dan undang tim Anda sebelum hari berakhir.