Sistema per il reparto contabilità fornitori

Ogni fattura fornitore entra come scheda nella colonna “Fattura” appena ricevuta con gli allegati, e passa a “Riconciliazione”, dove avviene il matching a tre vie: fattura, ordine d'acquisto e bolla di ricezione — qualsiasi differenza di quantità o prezzo blocca la scheda finché non si risolve con il fornitore o con gli acquisti. Dopo una riconciliazione pulita passa ad “Approvazione” per la firma del direttore finanziario; poi a “Pianificata”, dove entra nel piano dei pagamenti in base a scadenza, priorità del fornitore e stato della liquidità; all'esecuzione del bonifico si sposta in “Pagata” con il riferimento del trasferimento; e si aggrega in “Report”, che mostra i debiti verso fornitori, la loro anzianità e gli sconti per pronto pagamento ottenuti.

Le Spettanze registrano la posizione di ogni fornitore: la fattura come scrittura a debito all'approvazione, il pagamento come scrittura di contropartita all'esecuzione, e qualsiasi sconto maturato o anticipo compare subito nel saldo del fornitore. Così il team conosce con precisione la posizione di ogni fornitore prima di qualsiasi negoziazione o nuovo ordine, senza ricorrere a registri o file sparsi.

La chat serve il coordinamento rapido: una domanda dagli acquisti su una differenza di quantità, un avviso del tesoriere su una pressione di liquidità che richiede una ripianificazione, o una risposta a un fornitore sullo stato della sua fattura — precisa, perché lo stato è visibile sulla bacheca. Il lavoro scorre dal contabile fornitori, che riceve e riconcilia, al revisore che valida la riconciliazione, al direttore finanziario per l'approvazione, al tesoriere per l'esecuzione alle date “Pianificate”.