Sistema per il reparto contabilità clienti

Ogni fattura cliente entra come scheda nella colonna “Fattura” al momento dell'emissione con condizioni di pagamento e data di scadenza, e passa a “Monitoraggio” qualche giorno prima della scadenza per verificare che sia arrivata e sia stata approvata presso il cliente — molti ritardi nascono da una fattura mai entrata nel sistema del cliente. Se la scadenza arriva senza pagamento, la scheda si sposta a “Sollecito” e si esegue la serie concordata: messaggio cortese, poi telefonata, poi lettera formale — ogni passaggio documentato sulla scheda con la sua data. Al pagamento passa a “Incasso” con il riferimento del versamento; le schede oltre i limiti temporali salgono ad “Anzianità crediti”, dove si classificano e se ne studiano le misure — sospensione dei rapporti, rateizzazione o affidamento — e il “Report” riepiloga la situazione mensile e gli indicatori di incasso.

Le Spettanze registrano la posizione di ogni cliente: la fattura come scrittura a credito all'emissione e l'incasso come scrittura di contropartita, così saldi e anzianità dei crediti compaiono in tempo reale per gli autorizzati. A ogni nuova decisione creditizia — fornitura aggiuntiva o dilazione dei termini — saldo e storico del cliente si richiamano direttamente dalle Spettanze.

La chat coordina lo sforzo collettivo di incasso: le vendite vengono informate prima di qualsiasi sollecito formale a un loro cliente; l'incasso chiede alle vendite di intervenire con la propria relazione quando serve; la direzione viene avvisata dei casi che si avviano all'anzianità avanzata. Il lavoro scorre dal contabile che emette e registra la fattura, al responsabile incassi che guida monitoraggio e solleciti, al direttore finanziario che decide le misure sui crediti in sofferenza.